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Votre organisation à but non lucratif a-t-elle besoin d'un plan de continuité des activités?

Ouragans, incendies de forêt, émeutes, pandémies. Bien que cette liste puisse ressembler à une apocalypse de type hollywoodien, elle englobe de plus en plus la norme des défis perturbateurs auxquels sont confrontées les organisations à but non lucratif dans le monde d'aujourd'hui. L '«inattendu» est de plus en plus devenu…. Bien, attendu. Et le fait de ne pas planifier adéquatement les risques anticipés peut soumettre les administrateurs à un examen minutieux en cas de manquement à leurs obligations fiduciaires. Avoir un plan de continuité des activités est de plus en plus important; non seulement pour assurer le fonctionnement continu des services essentiels, mais aussi pour protéger les administrateurs de toute responsabilité pour ne pas avoir planifié de telles perturbations. Voici ce que vous devez savoir:

Qu'est-ce qu'un plan de continuité des activités à but non lucratif et pourquoi en ai-je besoin?

La planification de la continuité des activités des organisations à but non lucratif se résume au proverbial «facteur bus»; c'est-à-dire «que se passerait-il si votre directeur exécutif, président du conseil d'administration (ou insérez tout autre poste indispensable) était heurté par un bus demain?» Wikipédia le définit bien comme une mesure du «risque résultant du non-partage d'informations et de capacités entre les membres de l'équipe».

Il est facile de rouler des yeux sur le cliché des bus, mais la réalité effrayante est que pour de nombreuses petites organisations à but non lucratif, seules quelques personnes clés conservent les connaissances institutionnelles et le savoir-faire opérationnel pour maintenir les opérations; cette connaissance n'est souvent ni documentée ni communiquée à d'autres personnes qui pourraient avoir la capacité d'intervenir en cas de malheur.

Mais beau temps, mauvais temps, pandémie, incendie ou inondation, la mission continue. Il y a des causes à gagner et des clients à servir. Et si vous êtes membre du conseil d'administration d'une organisation à but non lucratif, il est sans doute de votre devoir fiduciaire de vous assurer que les portes restent ouvertes et que l'organisation maintient sa viabilité à long terme, quelles que soient les circonstances. Un plan de continuité des activités, ou BCP, prépare votre organisation à tout cela; pour répondre à des circonstances imprévues afin que votre organisation à but non lucratif puisse continuer à fonctionner avec une viabilité minimale et finalement tracer une voie pour le rétablissement et la durabilité à long terme.

Quels sont les éléments clés d'un plan de continuité des activités à but non lucratif?

Quels éléments clés devraient être inclus dans un plan de continuité des activités à but non lucratif? Aucun plan ne se ressemblera. Les détails de votre plan de continuité des activités à but non lucratif seront influencés par votre fonction, votre taille, votre localité et d'autres facteurs. Néanmoins, certains éléments sont communs à la plupart des plans de continuité des activités à but non lucratif, notamment:

  • Identification des risques potentiels.
  • Détermination des fonctions commerciales critiques.
  • Plan d'activation et réponse universelle (c'est-à-dire ce qui déclenchera une réponse au plan de continuité des activités à but non lucratif, qui l'activera et quelles mesures doivent être prises au départ).
  • Rôles et responsabilités clés clairement définis.
  • Plans de communication avec le personnel, les clients, les fournisseurs et la communauté.
  • Stratégies d'exploitation alternatives.
  • Sauvegarde des équipements et services essentiels (c.-à-d. Données, documents commerciaux essentiels et actifs critiques).
  • Un plan de reprise d'activité pour la reprise et le rétablissement des opérations commerciales régulières.
  • Test et évaluation réguliers de votre plan de continuité des activités à but non lucratif.

Comment créer un plan de continuité des activités à but non lucratif?

Il y a quatre étapes clés pour créer et maintenir un plan efficace de continuité des activités à but non lucratif; analyse, évaluation, planification et test.

  1. Effectuer une analyse d'impact commercial. Quels risques sont les plus susceptibles d'avoir un impact sur votre organisation? Êtes-vous dans une région sujette aux ouragans et aux tornades? Ou peut-être que vous dépendez fortement de la technologie et qu'une faille de sécurité pourrait compromettre vos systèmes. En outre, quelles sont les fonctions essentielles de votre organisation à but non lucratif et comment une perturbation imprévue affecterait-elle la capacité de votre organisation à exécuter ces fonctions essentielles? Par exemple, si la prestation de services aux populations vulnérables fait partie de votre mission, comment allez-vous continuer à fournir ces services? De même, fermer un musée est un appel bien différent de fermer un zoo.
  2. Atténuer les risques et établir des stratégies de continuité des activités. Quelles mesures peut-on prendre avant une catastrophe pour atténuer les risques potentiels? Les données sensibles peuvent-elles être sauvegardées et les documents critiques répliqués? L'installation d'une source d'alimentation de secours ou la sécurisation de fournisseurs alternatifs peuvent-elles garantir que vous êtes en mesure de fournir les services essentiels en cas d'urgence? En cas d'événement déclencheur, quels services, programmes et activités peuvent être temporairement interrompus ou retardés? Quel sera votre processus de mise en œuvre d'une réduction temporaire?
  3. Mettre en œuvre et former. Les employés clés, les membres du conseil d'administration et les parties prenantes doivent connaître votre plan de continuité des activités à but non lucratif et leur rôle dans son activation et son exécution. Le conseil d'administration et le personnel doivent parcourir le plan périodiquement pour assurer une réponse transparente en cas d'événement déclencheur.
  4. Évaluer et réviser périodiquement. Les contributions à votre plan de continuité des activités à but non lucratif peuvent changer avec le temps. De même, la formation sur votre BCP peut révéler des lacunes dans votre plan. Le personnel clé et les parties prenantes doivent s'engager dans un processus d'examen et de révision de votre PCA sur une base périodique; au moins une fois par an sinon sur une base trimestrielle.

Il n'y a pas de temps comme le présent pour créer votre plan de continuité des activités à but non lucratif et assurer la viabilité à long terme de votre organisation à but non lucratif.

Ellis Carter est une avocate à but non lucratif au sein du Caritas Law Group, PC. Pour contacter Ellis, appelez le 602-456-0071 ou envoyez-nous un courriel à info@caritaslawgroup.com.

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