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Quorum en crise: que faire lorsque votre conseil ne peut pas se réunir en personne

Si votre conseil d'administration trouve cette fois un défi supplémentaire, vous n'êtes pas seul. Zoom-bombardements, fonctionnant à partir d'une «plate-forme Rona» pavée dans un bureau que vous partagez maintenant avec votre conjoint et vos enfants, la liste est longue. Sur une note plus décevante, les mises à jour hebdomadaires sur les flux de trésorerie de votre organisme sans but lucratif sont suffisantes pour vous faire mal au ventre. Il est maintenant temps de prendre des mesures réfléchies et décisives. Mais comment votre conseil d'administration procède-t-il lorsque vous ne pouvez pas vous réunir physiquement? L'espoir n'est pas perdu. Voici ce que vous devez savoir pour organiser une réunion d'urgence du conseil d'administration.

Reportez-vous à vos statuts.

Votre première étape consiste à examiner les statuts de votre organisation. En plus de décrire les principes fondamentaux, tels que la fréquence à laquelle votre conseil se réunit, le nombre de membres requis pour établir le quorum et les procédures de modification de vos statuts, la crise actuelle met en évidence la nécessité pour les statuts de traiter la procédure et les conditions pour appeler un réunion du conseil d'urgence. L'une des questions clés peut être ce qui est considéré comme un événement «déclencheur» pour les dispositions d'urgence; si vous n'êtes pas clair à ce sujet, vous voudrez peut-être demander l'aide d'un avocat expérimenté pour vous aider dans votre détermination. Et si vos statuts ne contiennent pas encore de dispositions d'urgence, il est temps de les ajouter.

Passez en revue la loi de votre état sur les dispositions relatives aux réunions d'urgence.

En l'absence de directives dans vos statuts spécifiques, vous devriez consulter les lois de votre état. La plupart ont des dispositions spécifiques sur les situations d'urgence et d'urgence. En Arizona, l'article 10-3303 des statuts révisés permet à un conseil d'administration d'un organisme sans but lucratif de prendre des mesures d'urgence si un quorum ne peut pas être réuni en raison «d'une urgence locale, d'un état d'urgence ou d'un état d'urgence». En vertu de cette autorisation d'urgence, les dispositions relatives aux avis de réunion sont assouplies et les administrateurs peuvent modifier les lignes de succession et déplacer les bureaux principaux.

Washington a des dispositions similaires mais légèrement plus étendues; tout «événement catastrophique» qui empêche un quorum peut déclencher le pouvoir d'urgence de promulguer des règlements d'urgence pour respecter les procédures d'avis, les exigences de quorum et la «désignation d'administrateurs supplémentaires ou suppléants».

Si, après avoir consulté vos statuts et la loi de l'État en vigueur, votre conseil n'est toujours pas clair sur vos options de réunion d'urgence, vous voudrez peut-être demander l'aide d'un avocat. Des décisions litigieuses prises en vertu de pouvoirs d'urgence douteux peuvent causer des problèmes plus tard.

Ellis Carter est avocate à but non lucratif au Caritas Law Group, PC. Pour contacter Ellis, appelez le 602-456-0071 ou envoyez-nous un courriel à info@caritaslawgroup.com.

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