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Liste de contrôle de retour au travail de l'employeur: pratiques et politiques

Employeurs, lorsque vous planifiez un retour au travail en toute sécurité, vous devez tenir compte de plusieurs protocoles et pratiques essentiels. Vous trouverez ci-dessous une liste de vérification pour le retour au travail (RTW), créée par l'équipe de travail et d'emploi de Kelley Drye pour vous aider à naviguer efficacement pour retourner au travail. Si vous avez des questions ou avez besoin de plus d'informations, veuillez contacter Barbara Hoey et Mark Konkel.

PLANIFIER UN RETOUR SÛR ET EFFICACE: ÉTAPES INITIALES

Identifier une équipe de planification ou un groupe de travail sur le retour au travail (RTW):

  • Inclure les principaux décideurs
  • Nommer un responsable COVID pour assurer le respect des politiques et des consignes de sécurité
  • Élaborez un programme de «suivi»: comment votre entreprise surveillera-t-elle et s'assurera-t-elle que les étapes clés sont respectées, que les politiques sont effectivement mises en œuvre et suivies?

Élaborer un plan de retour au travail – doit aborder:

  • Quels employés reviendront en premier?
  • Quand reviendront-ils?
  • Quels sont les critères de retour?
  • Qui va ou continuera de faire du télétravail?
  • De quelle autorisation médicale aurez-vous besoin?

Réfléchissez à la façon dont vous allez gérer les problèmes clés, notamment:

  • La sécurité au travail
    • Réduction de la «densité» des employés au bureau
    • Meilleures pratiques d'hygiène au bureau (éloignement social, contrôle de la température, désinfectant, etc.)
    • Comment gérer la logistique de sécurité au quotidien
      • Par exemple, appliquer des pratiques d'hygiène, gérer les employés malades sur le lieu de travail et gérer la présence de tiers sur place

Élaborer un plan de communication

  • Qui sont les communicateurs?
  • Former les communicateurs sur les nouvelles politiques, procédures et surtout comment gérer les questions
  • Communiquer les nouvelles politiques aux employés (voir ci-dessous)

MEILLEURES PRATIQUES POUR CRÉER ET METTRE À JOUR DES POLITIQUES À L'ÉCHELLE DE L'ENTREPRISE

POLITIQUES CLÉS POUR LE RTW INITIAL

Élaborer un questionnaire sur la santé des employés

  • Exiger l'autosurveillance et les rapports des employés
  • Traitez du «quand» et du «comment» de la façon dont les employés doivent divulguer l'exposition potentielle

Élaborer des politiques de dépistage en milieu de travail

  • Cribles de train
  • Assurer la confidentialité des informations recueillies

Élaborer des politiques et des avis de sécurité:

  • Hygiène au travail
  • Distanciation sociale
  • Procédures pour les visiteurs extérieurs (vendeurs, clients, courriers)

Modifier les politiques existantes

  • Procédures de signalement des plaintes
  • Processus d'adaptation des personnes handicapées
  • Harcèlement, discrimination et représailles
EXPOSITION DANS LES POLITIQUES DU MILIEU DE TRAVAIL

Établir un protocole de divulgation COVID-19

Obliger les employés malades à rester à la maison

  • Modifier les politiques en matière de congés de maladie et de prise de force

Élaborer un avis de nettoyage du lieu de travail post-exposition

Élaborer un plan de formation standard pour gérer les employés malades et l'exposition

  • Former et superviser les superviseurs et les gestionnaires
POLITIQUES DE CONGÉ ET D'HÉBERGEMENT

Réviser les politiques existantes en matière de congés de maladie et de FMLA pour refléter les changements dans la législation fédérale et étatique

  • Par exemple, la FFCRA, qui reste en vigueur jusqu'au 31 décembre 2020

Mettre à jour les politiques d'hébergement pour tenir compte des demandes liées à COVID-19

  • par exemple, les demandes d'hébergement à domicile
POLITIQUES DE TELEWORK

Réviser ou mettre en œuvre des politiques de télétravail, notamment:

  • Élaborer une norme pour les demandes et l'approbation du télétravail

Élaborer une matrice standard pour évaluer les demandes d'accommodement au télétravail

  • Pour ceux qui sont autorisés à travailler à distance:
  • Élaborer des normes de performance, d'heures et d'attentes
  • Publier des normes pour la configuration bureautique et les protocoles de sécurité
  • Modifier les politiques disciplinaires pour résoudre les problèmes de télétravail
    • par exemple, violations de la sécurité, violation de la confidentialité et vol de temps

Mettre en œuvre des directives de télétravail pour les managers:

  • Communiquer avec le personnel de télétravail
  • Surveillance et documentation des performances

Développer de nouvelles politiques en milieu de travail:

  • Hygiène
  • Auto-surveillance des symptômes de COVID-19
  • Distance sociale
  • Respect des limites
  • Limitations de voyage
  • Utilisation du congé de maladie et de la prise de force

FAVORISER LA CONFIANCE ET LES NOUVEAUX COMPORTEMENTS DES EMPLOYÉS

Communiquez régulièrement avec les employés sur les questions importantes:

  • Pratiques de sécurité
  • Signaler les préoccupations des employés
  • Modifications de politique
  • Mises à jour sur les questions liées au lieu de travail COVID-19

Établir une source centrale (site Web, courriel hebdomadaire, appel) pour les enregistrements des employés

  • par exemple, formulaires de demande de télétravail, avis de la FFCRA et politiques de chronométrage

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