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Les défis auxquels sont confrontés les collecteurs de fonds dans les écoles après Covid-19

Alors que nous envisageons de retourner dans nos écoles, il est clair que cette année scolaire ne ressemblera à aucune autre de mémoire récente. Le passage du travail à distance de la maison au retour au bureau présentera une gamme de nouveaux défis.

J’ai commencé ma carrière dans la collecte de fonds en 1989 en Afrique du Sud, où les lettres et cartes manuscrites, les appels téléphoniques et les réunions en face à face étaient un mode de vie pour les collecteurs de fonds. Nous avions des ordinateurs très basiques (par rapport à ce à quoi nous nous sommes habitués aujourd'hui), pas de mobiles, pas de courriels, pas de bases de données relationnelles, pas de médias sociaux et l'opportunité de voyager à l'international. Avancez sur 30 ans où aujourd'hui Internet, les médias sociaux, les bases de données puissantes, les voyages internationaux (qui, espérons-le, reviendront à la normale dans les mois à venir) et les réunions virtuelles sont la norme.

Il y a quelques jours, j'ai reçu un e-mail et une enquête intitulée « Retour au travail – Responsabilité des chefs de service». Il s'agissait d'une liste de contrôle du service de retour au travail permettant à tout le personnel de soutien de comprendre les contraintes à mesure que nous renvoyons plus de collègues à l'école. Le message brutal était la vie scolaire sera différente!

Les cinq défis que j'ai relevés dans cette enquête sont:

1. Bulles du personnel

L'une des choses que j'ai le plus appréciées dans le travail dans une école est la possibilité de sortir de mon bureau et, dans les limites de l'école, de pouvoir discuter avec les élèves, le personnel (à la fois enseignant et de soutien), les bénévoles, les parents et d'anciens élèves visitant l'école.

Un court voyage à la machine à café ou pour regarder un match sportif / une pièce de théâtre / une comédie musicale signifiait généralement se heurter à une foule de personnes, ce qui aboutissait souvent à de nouveaux contacts et à des idées partagées. À l'avenir, la conversation entre nos voitures et le bureau avec un collègue sera perdue lorsque nous arrivons et partons à des moments différents.

Cela changera car nous resterons tous dans notre propre zone désignée (ou bulle) pour nous assurer de ne pas nous mélanger avec d'autres bulles. Cela réduira les réunions spontanées que j'ai appréciées et que j'ai trouvées si utiles au fil des ans MAIS ne devrait pas nous empêcher de travailler en réseau au sein de nos communautés. Au lieu de cela, ceux-ci devront être planifiés avec plus de soin et plus souvent effectués virtuellement ou dans l'enceinte de l'école.

2. Réduction du personnel maximum à 50%

Le partage et la réduction des espaces de bureau deviendront un problème à mesure que la distance sociale sera respectée. L'accès aux toilettes, aux machines à café, aux espaces sociaux et au déjeuner scolaire très apprécié devra être échelonné et, dans certains cas, supprimé (les repas scolaires deviennent des paniers-repas). Ce sont des conséquences nécessaires de la lutte contre Covid-19 MAIS nous devons nous assurer de ne pas rester si éloignés l'un de l'autre pour ne jamais parler à des collègues et perdre le pouvoir de l'équipe.

Je travaille avec un autre collègue. La solution la plus simple serait pour nous de diviser la semaine en deux et chaque travail de moitié. Si une certaine flexibilité sera nécessaire, attention à ne pas tomber dans le piège du travail à distance afin que les équipes ne se voient jamais face à face.

3. Les réunions du personnel devraient avoir lieu pratiquement dans la mesure du possible

Il est suggéré que les réunions se tiennent à l'extérieur, là où les réunions virtuelles ne sont pas possibles et soient aussi courtes que possible. Je tiens toujours à garder les réunions brèves, mais si nous nous appuyons uniquement sur des réunions très courtes en salle, un peu plus longues en extérieur ou virtuelles, nous risquons de perdre le bénéfice de la réflexion et de la prise de décision collectives.

Comme d'autres, j'ai passé des appels Zoom pratiquement tous les jours pendant le verrouillage. Ma première réunion virtuelle du conseil d'administration de la campagne a eu la première participation à la salle complète et un événement virtuel de remerciement des donateurs a permis à des donateurs du monde entier de nous rejoindre, dont beaucoup n'auraient pas assisté à une réunion en face à face en raison de l'âge. contraintes de voyage.

Les réunions virtuelles fonctionnent MAIS ne devrait pas remplacer les réunions / événements en face à face à l'avenir. Un des membres de mon Conseil a commenté à quel point il avait aimé participer à la réunion virtuelle, mais il ne s'était pas senti à l'aise pour poser des questions et contribuer autant qu'il l'aurait fait si nous étions assis autour d'une table.

4. Déjeuners et pauses café

Les écoles devront s’adapter à la «nouvelle norme» et une grande partie de ce sera un nouvel horaire scolaire pour permettre au personnel et aux élèves de se déplacer sur le site, en s’évitant si possible.

Cela signifiera moins de personnes dans la salle à manger et la salle commune en même temps, ce qui limitera davantage les possibilités de réseautage MAIS cela ne doit pas arrêter une mise en réseau. J'ai toujours trouvé que la discussion ad hoc non planifiée pendant le déjeuner ou une tasse de café est le meilleur moyen de découvrir des informations précieuses sur un élève / parent / ancien élève, souvent critiques lors de la recherche d'un volontaire / prospect clé.

5. Visiteurs

Mon école limitera le nombre de visiteurs et demandera à ceux qui visitent d'envoyer une déclaration écrite indiquant qu'ils sont libres de Covid-19. Ils auront également une heure et un lieu fixes pour leur visite avant d'arriver. Ce sont toutes des restrictions tout à fait compréhensibles dans les circonstances MAIS limitera les membres de votre communauté à «entrer en passant» ou un parent qui met la tête autour de votre porte pour partager une pensée.

Comme indiqué précédemment, mes informations les plus précieuses proviennent généralement d’une réunion «par hasard».

Nous sommes susceptibles de fonctionner sous les restrictions Covid-19 pendant un certain temps encore. Cela ne veut pas dire que la façon dont nous nous sommes connectés et nous nous sommes rencontrés dans le passé disparaîtra. Nous devrons cependant planifier (je le ferai du moins!) Plus et moins compter sur des réunions spontanées et des discussions informelles en cours de route comme nous aurions pu le faire il y a à peine un an.

Je vous exhorte également à chercher à vous rencontrer face à face partout où cela est possible en toute sécurité. Cela ne signifie pas que les réunions virtuelles ne doivent pas faire partie de votre stratégie – elles le devraient.

Je reviens à la discussion que j'ai eue avec mon membre du conseil d'administration de la campagne après notre première réunion virtuelle lorsqu'il a dit qu'il préférerait se rencontrer en personne car il estimait qu'il contribuerait davantage. Le changement que je vais faire est d'inclure au moins une, et peut-être deux, réunions virtuelles du Conseil et de déplacer la réunion en personne d'une simple réunion à une visite d'une journée entière, y compris la réunion du Conseil mais aussi le déjeuner, une visite à l'école départements et une présentation / performance des élèves autour de la Campagne. L'humble note manuscrite et l'appel téléphonique personnel que j'utilisais tout le temps il y a 30 ans prennent de plus en plus d'importance en ces temps incertains.

Graham Papenfus


Graham Papenfus CFRE F.IDPE est directeur du développement et de la collecte de fonds à Kingswood School, Bath, Royaume-Uni

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