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Demandez à un expert à but non lucratif – Comment faire un budget en cas de crise

Nous nous sommes joints à un certain nombre de nos experts à but non lucratif pour vous proposer des articles de blog qui vous aideront à répondre à certaines de vos questions les plus difficiles.

Dans cet article, l'expert à but non lucratif Cherian Koshy répond à certaines questions posées par des professionnels à but non lucratif lors de son dernier webinaire en direct avec nous «Comment faire un budget en cas de crise».

Voir les réponses de Cherian ci-dessous et consultez tous ses webinaires avec CharityHowTo ici.

demander à un expert en budgétisation à but non lucratif

Question: L'un de nos défis consiste à prévoir les revenus lorsque nous essayons de nouvelles idées et il y a du recul à s'engager sur des hypothèses sous-jacentes. Devrions-nous établir un budget dans une fourchette, ou simplement définir un scénario de référence, etc…? Si nous ne nous engageons à aucune prévision, nous ne pouvons prendre aucune décision.

Répondre: Vous devez supposer que vos nouvelles idées ne vous rapportent rien et si vous ne voulez que faire de nouvelles idées, c'est un territoire dangereux.

Je vous recommande d'investir dans de nouvelles stratégies qui, dans l'idéal, ont fait leurs preuves dans votre organisation ou ailleurs et sur lesquelles vous avez confiance. À cet égard, vous pouvez obtenir des prévisions générales pour l'allocation des ressources.

Si vous optez pour une nouvelle stratégie sans validation externe sur les revenus, votre meilleur pari est de viser bas et d'être agréablement surpris. Si vous prévoyez 1 M $ et obtenez 100 000 $, c'est potentiellement une menace existentielle. Si vous prévoyez 50 000 $ et obtenez 100 000 $ ou même 50 000 $, c'est réalisable.

Question: Je prévois de faire 3 budgets… les choses deviennent relativement stables, les choses sont très difficiles, l'hiver nucléaire. J'avais l'intention de présenter le budget moyen au conseil d'administration, pas celui de l'hiver nucléaire. Suggérez-vous que nous présentions au conseil d'administration pour adoption provisoire le budget de l'hiver nucléaire?

Répondre: Oui, je recommande de présenter et d'élaborer des stratégies à travers «l'hiver nucléaire» car cela informe à la fois votre stratégie intermédiaire mais également les niveaux avec votre personnel et votre conseil d'administration.

N'oubliez pas qu'il est peu probable que votre scénario intermédiaire soit correct à tous les niveaux, ce qui signifie que vous devrez effectuer différentes coupes ou investissements. En définissant le niveau de référence le plus bas possible, toutes vos stratégies de scénario intermédiaire sont des investissements ou des améliorations plutôt que des choix difficiles.

De ce point de vue, vous recadrez la discussion avec le conseil d'administration et le personnel, du stress continu des coupures et de l'incertitude à l'opportunité et à la libération du potentiel.

Question: Notre conseil d'administration souhaite réduire rétroactivement les cotisations annuelles de 37,5% en raison de la convoitise. Est-ce nécessaire, trop peu, trop?

Répondre: Ne connaissant pas le scénario et la situation particuliers, je dirais que cela pourrait être inutile. Étant donné la possibilité pour les gens de payer moins, ils le feront indépendamment des circonstances.

Si vos membres cotisants sont très durement touchés et ne peuvent pas payer les cotisations, envisagez de faire des exceptions au cas par cas en fonction des besoins plutôt qu'une diminution uniforme ou substantielle jusqu'à ce que vous en sachiez plus.

La chose la plus importante à retenir est que si vous diminuez vos cotisations de près de 40%, il sera impossible de les augmenter de ce pourcentage dans un avenir proche. Donc, si le service est précieux à 100% et un investissement rentable et que vous l'escomptez à 60%, la question 2021 est pourquoi ne peut-il pas être de 70%?

Il vous faudra beaucoup de temps pour revenir à la normale et je parie que vous prévoyiez des augmentations de cotisations à l'avenir. La planche devra donc peser lorsque le ver tournera.

Question: Conversion de l'AGA / conférence en virtuel. Devrions-nous facturer le même montant / à prix réduit ou gratuit? Même chose avec les sponsors. Si nous obtenons une application avec mise en réseau, etc., essayons-nous de facturer les mêmes frais d'exposition / remise ou gratuits?

Répondre: Beaucoup d'incertitude avec ces préoccupations et j'apprécie qu'il existe une grande variété de dépenses et de risques.

La perception actuelle est que le virtuel est moins cher qu'en personne. Il sera difficile de facturer le même montant pour l'AGA, la question est donc de savoir combien moins.

L'élasticité économique standard de la demande suggère qu'à mesure que les prix changent, la demande change. Encore une fois, ne connaissant pas les circonstances, je ne peux pas vous donner de chiffre ou faire cette analyse à l'aveugle, mais vous pouvez supposer que plus le prix (y compris la gratuité) est bas, plus il y aura de personnes, mais la valeur perçue changera également.

En ce qui concerne les sponsors, la meilleure chose à faire serait de faire une remise anticipée sur l'AGA et d'obtenir un nombre de base de participants, puis de demander à vos sponsors où ils se trouvent par rapport à leur capacité à allouer des fonds compte tenu de vos nombres de base.

Certains voudront apporter leur soutien malgré tout, certains le baseront sur vos pré-inscriptions, d'autres ne pourront pas du tout soutenir.

Question: J'ai présenté un budget de scénario pire et un budget de scénario meilleur à mon comité des finances. Comment devrions-nous aller de l'avant avec la détermination d'un budget?

Répondre: J'utiliserais le pire scénario du budget pour les raisons exposées dans le webinaire.

Lorsque vous réfléchissez à tous les défis auxquels vous êtes confrontés (et aux défis auxquels vous n'êtes pas confrontés, tels que la valeur pour les actionnaires), vous voudrez venir à la table aussi préparé que possible pour le pire des scénarios et être heureux ou capable d'avoir plus de flexibilité si le pire des cas est mauvais.

Une mise en garde est de ne pas être absurde dans la planification de votre pire scénario. Si vous savez que vous avez un engagement mensuel de 20 000 $ et que le donateur dit que cela ne va pas être un problème, il serait étrange et inapproprié de prévoir un budget de 10 000 $, par exemple.

Question: Gérer une école privée pour 80 à 100 enfants mais l'État décidera si nous pouvons rouvrir. Comment choisir un scénario? Ils ne décideront que deux semaines avant le début de l'école. L'exercice commence demain.

Répondre: Tout scénario devrait impliquer non seulement une réouverture retardée, mais également une refermeture forcée ou plusieurs fermetures ou fermetures partielles (ce qui signifie que certaines salles de classe doivent devenir virtuelles).

Votre budget doit refléter la proposition la plus chère, qui est en fait (je pense) d'avoir à la fois une formation en ligne et en personne en même temps.

Si vous restez ouvert ou tout en personne, vous économisez sur les coûts techniques et autres dépenses variables. Étant donné que je suppose que vous recevez des frais de scolarité, vous aurez des demandes de services qui exigeront que vous dispensiez un enseignement, quelle que soit la décision de l’État ou il refusera de payer.

Vous pouvez toujours modifier votre budget, mais ma recommandation serait de modifier à la hausse plutôt qu'à la baisse.

Cela signifie que si les frais de scolarité entrent et que vous dépensez moins, vous avez plus d'argent plus tard plutôt que d'avoir à faire des coupes en milieu d'année.

Question: Comment budgétisons-nous les 6 mois à un an à venir lorsque l'inconnu de la fermeture, des revenus, etc. Surtout quand il s'agit de la rémunération, des augmentations, des revenus du personnel…?

Répondre: Au moins sur des éléments tels que les relances, vous devez dire non pour l'instant. Cette partie est simple et ce que font la plupart des organisations incertaines. Si les choses vont bien et restent bonnes, les augmentations peuvent être appliquées plus tard, rétroactivement, ou être fournies sous forme de bonus.

Selon votre situation, vous devrez peut-être avoir des points de déclenchement où des congés ou des réductions de salaire se produisent en fonction de votre taux de combustion et de votre analyse du seuil de rentabilité, comme discuté dans le webinaire.

Il est également important de maîtriser les inconnues (les inconnues connues et les inconnues inconnues), ce qui signifie qu'il y a des choses que vous pouvez vous rapprocher de savoir si les donateurs feront un cadeau cette année ou si les gens paieront pour vos programmes.

Les appels et les sondages peuvent limiter les inconnues dans ce cas. Distinguez cela des inconnues inconnues comme si l'économie va cratérer et que les gens ne peuvent pas donner ou payer pour vos programmes ou s'il y aura plus de fermetures, etc.

N'arrêtez pas votre apprentissage avec Cherian sur ce blog, consultez tous les webinaires de Cherian sur CharityHowTo ici!

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