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Demandez à un expert à but non lucratif – Au-delà de la facilitation virtuelle: comment maximiser l'engagement et résoudre les problèmes pernicieux dans votre réunion virtuelle

Nous nous sommes joints à un certain nombre de nos experts pour les organisations à but non lucratif pour vous proposer des articles de blog qui vous aideront à répondre à certaines de vos questions les plus difficiles.

Dans cet article, l'expert à but non lucratif Caliopy Glaros répond à quelques questions posées par des professionnels à but non lucratif lors de son dernier webinaire gratuit en direct avec nous «Au-delà de la facilitation virtuelle: comment maximiser l'engagement et résoudre les problèmes pernicieux dans vos réunions virtuelles».

Consultez les réponses de Caliopy ci-dessous et découvrez tous ses webinaires avec CharityHowTo ici.

animation de réunion virtuelle

Question: En quoi la facilitation des réunions entre les milléniaux et les jeunes professionnels est-elle différente quand ils semblent avoir peur ou impuissants à partager?

Les hiérarchies et la dynamique de bureau peuvent affecter la participation des gens dans un format virtuel. Je recommande toujours, en particulier, si vous souhaitez élever la voix de ceux de votre organisation qui n'ont pas souvent l'occasion de partager leurs véritables points de vue ou opinions, d'organiser des ateliers.

Assurez-vous de sélectionner un sujet provocateur. Comme, que feriez-vous dans ce cas? Quelles recommandations pourriez-vous faire? Que devons-nous changer? Que ne voyons-nous pas ou de quoi ne parlons-nous pas?

Donnez cette instruction, puis placez les participants dans des salles de sous-commission de 3 à 4 personnes et demandez-leur de partager leurs opinions dans ce format de groupe plus restreint.

De cette façon, ils se sentiront un peu plus en sécurité et parleront à un petit groupe plutôt qu’à 20 ou 30 personnes qui participeraient à la réunion. En outre, ils peuvent sélectionner une personne du groupe pour partager les commentaires du groupe.

Une fois que vous êtes revenu au format plus large, vous pouvez dire: «Groupe un, de quoi avez-vous discuté? Quelles étaient vos recommandations? Qu'en avez-vous pensé?

L'orateur peut parler au nom de tout le monde. Cela ne met donc personne sur la sellette. Si, surtout s'ils veulent dire quelque chose qui pourrait être une opinion impopulaire ou quelque chose qui pourrait contredire quelqu'un en leadership. Cela enlève la chaleur de cette personne et lui donne l'occasion de partager dans un format de petit groupe et de voir leurs commentaires exprimés sous forme de rétroaction de groupe plutôt que de simplement cette personne.

Question: Comment pouvez-vous tirer parti des conversations parallèles lorsque le grand groupe revient ensemble?

Donc, encore une fois, nous avons mis des gens dans des salles de sous-commission. Ils ont eu ces excellents dialogues. Et maintenant, nous revenons au grand format de réunion.

Nous devrions absolument faire le tour et demander à une personne de chaque groupe de partager ce qu’était la discussion du groupe si vous n’avez pas le temps de faire tous les groupes. Faites peut-être 2 ou 3 pour avoir de la variété.

Si vous avez beaucoup de petits groupes, vous n’auriez peut-être pas le temps de demander le point de vue de tout le monde. Assurez-vous que le contenu et l'ordre du jour de la réunion tiennent compte des commentaires qu'ils auraient reçus. Que la question est pertinente et que le prochain élément de contenu que vous allez aborder après le retour des groupes de discussion s'appuiera sur ce dont ils ont discuté.

Question: Comment faites-vous pour que tout le monde parle si vous avez un groupe plus grand (15 ou plus)? Un sondage suffirait-il?

Donc, absolument, les sondages sont un excellent moyen d'obtenir des données de tout le monde, mais si vous essayez de résoudre un problème complexe, vous ne pourrez pas le résoudre dans le sondage.

Vous voulez réellement pouvoir dialoguer avec 15 personnes. Vous pouvez toujours gérer un dialogue, mais je vous recommande de les mettre en petits groupes de 3 ou 4, pour avoir des conversations plus profondes et plus riches.

Ensuite, ramenez-les au format grand groupe pour faire un compte rendu et discuter.

Question: Comment arrêtez-vous quelqu'un qui interrompt constamment les gens?

Donc, cela se produit souvent dans les formats virtuels, car nous ne sommes pas dans la pièce ensemble et nous ne pouvons pas voir quand quelqu'un est sur le point de parler. De plus, il y a parfois un retard, en termes de signal, de sorte que nous n'entendons peut-être pas quelqu'un parler avant une seconde environ après avoir commencé à parler.

Je ne suppose pas que quelqu'un qui coupe la parole aux gens le fait de manière irrespectueuse ou parce qu’ils n’apprécient pas ce que la personne dit. Dans certains contextes sociaux, interrompre les gens montre en fait de l'énergie et de l'enthousiasme.

Je présumerais une intention positive et je le soulignerais absolument, très clairement et directement.

Vous pourriez attendre que la personne ait terminé et dire: «Merci, Kelly… c'était intéressant. Vous aviez sauté au beau milieu de ce que disait Tim, et j'aimerais bien entendre Tim terminer sa pensée. Tim, pouvons-nous revenir vers vous?

C'est généralement suffisant pour que cette personne soit plus consciente qu'elle a interrompu des gens. Ensuite, j'espère qu'ils changeront.

Si le comportement est vraiment perturbateur et que vous remarquez qu’ils font vraiment taire beaucoup de gens. Vous devriez avoir une conversation en ligne distincte avec eux en dehors de la réunion.

Question: Comment recommandez-vous le mieux de participer à des groupes de discussion lors de l'organisation de réunions à plus grande échelle comme une conférence?

Nous voulons que les gens aient l'opportunité de s'engager profondément, mais aussi le sentiment que tout le groupe participe à un événement collectif qui est vraiment important.

Ainsi, chaque fois que quelqu'un entre dans une salle de sous-commission, il doit toujours être invité avec un sujet. Il ne s’agit pas seulement d’entrer dans la salle de sous-commission et de parler, les gens doivent savoir de quoi ils parlent.

Vous devez donc leur proposer une question, une histoire, une invite ou un sujet particulier dont ils devraient discuter. Vous devez créer le programme de sorte que, lorsqu'ils reviennent au format grand groupe, vous tirez parti de ce qui a été discuté dans ces ateliers.

Question: Comment s'assurer qu'il n'y a pas de fêtes silencieuses?

Dans mon cours, je recommande de ne permettre à personne d'être une partie silencieuse. La question est de savoir comment faire en sorte qu’il n’y ait pas de fêtes silencieuses?

Une façon est d'établir des attentes. Faites savoir à l'avance aux participants lorsqu'ils s'inscrivent à la réunion, qu'ils ne peuvent pas simplement rester muets avec leur caméra éteinte tout le temps. Vous vous attendez à ce qu’ils viennent et participent.

Attribuez-les avant le travail. Assurez-vous que vous parlez, vous les amenez à parler dans les 10 premières minutes et à appeler les gens

Ce n’est pas une bonne idée de simplement poser une question à un groupe et de voir qui répond. Habituellement, au début, nous devons faire appel à des gens, car dans le format virtuel, nous ne savons pas qui est prêt à parler. Nous voulons créer plus d'espace, mettre les gens à l'aise si vous faites appel à eux.

Ils pensent que «je dois être prêt à parler», du moins au tout début jusqu'à ce que le dialogue se déroule de manière plus organique que plus tard.

Question: Notre responsable a tendance à planifier des réunions de deux heures souvent sans ordre du jour. Avez-vous une suggestion sur la façon dont je peux suggérer des changements pendant la réunion?

La prochaine fois que vous recevez une invitation d'agenda pour une réunion de deux heures, et que vous ne savez pas de quoi il s'agit, je vous répondrai en disant: « Puis-je avoir l'ordre du jour de la réunion et de quoi nous allons discuter? »

J'aurais une conversation en tête-à-tête avec le responsable (vous pouvez m'en vouloir, ou le blâmer sur ce cours) et dire: «Vous savez, j'ai profité de l'occasion pour faire du développement professionnel. J'ai suivi un cours à CharityHowTo qui parlait de facilitation. Et notre facilitateur a vraiment recommandé que nous connaissions le but de la réunion, et que nous ayons un ordre du jour, et quelques objectifs et résultats.

Nous avons régulièrement des réunions depuis des semaines ou des mois sans ordre du jour. Et j’ai l’impression qu’ils ne sont pas aussi productifs qu’ils pourraient l’être. J’aimerais vraiment utiliser le temps de chacun plus efficacement. Je voudrais que ceux-ci soient plus productifs.

Question: Nous avons bientôt notre première réunion virtuelle du conseil d'administration. En personne, ces réunions trimestrielles dureraient sept heures. Doit-il être réduit à une à deux heures lorsqu'il est virtuel? Quelles seraient vos recommandations pour tirer le meilleur parti de nos réunions virtuelles du conseil?

Oui, il doit absolument être réduit à 3 ou 4 heures maximum. Mais si vous pouviez le réduire encore plus, je vous recommande de le faire.

Ces réunions en personne sont souvent longues car nous partageons beaucoup de mises à jour, en particulier avec le conseil. Vous pourriez demander à un agent de programme ou au directeur du développement de venir partager toutes ces mises à jour.

Ces mises à jour peuvent passer par un e-mail et peuvent entrer dans un rapport qu'ils ont lu à l'avance. Pourriez-vous enregistrer votre agent de programme qui prononce ce discours et lui demander de le regarder à l'avance à son propre rythme?

Faites usage de leur envoyer les documents à l'avance pour qu'ils puissent les lire. Pour que ces quelques heures au total puissent être vraiment bien passées, en exploitant le point de vue et la sagesse du conseil.

Demandez-leur de faire leur travail préalable. Vous pouvez donc venir avec des questions très riches à leur poser. Nous ne voulons pas que les gens restent assis en silence et écoutent les autres présents. Ils peuvent regarder des enregistrements à leur rythme lorsque nous demandons aux membres de notre conseil d’être présents.

Si les motions aux réunions du conseil d'administration sont votées par sondage, puisque nous ne voyons peut-être pas tout le monde lever la main dans la vidéo, vous pouvez absolument faire les choses de cette façon. Vous pouvez également faire le tour et dire «je». Zoom a également la capacité de mettre une main de dessin animé sur l'écran.

Donc, il y a un certain nombre de choses différentes. l’un n’est pas meilleur que l’autre, mais décidez simplement de ce que vous souhaitez faire et maintenez-le cohérent.

Question: Comment réduiriez-vous tout cela pour les réunions avec les donateurs?

Je suppose donc qu’il s’agit de rencontres individuelles avec certains de vos donateurs. Vous voulez toujours vous assurer de définir certaines attentes à l'avance. Vous voulez que le donateur soit présent et non, disons, être dans sa voiture pour passer d'une chose à une autre.

Le suivant, vous voulez toujours avoir un ordre du jour et quelques points de discussion. J'aime aussi partager le but de la rencontre avec les donateurs afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.

Leur demandez-vous de l'argent ou êtes-vous simplement en contact avec eux et leur fournissez des mises à jour et d'autres sujets de discussion.

Je recommande également que la réunion ne soit pas seulement des mises à jour. Je vous recommande d'avoir des questions pour le donateur, des choses que vous voulez apprendre à leur sujet. Des conversations plus provocantes.

Vous voulez discuter de choses qui approfondissent vraiment leur conscience des problèmes critiques. Les mises à jour générales peuvent être envoyées par e-mail.

Si vous voulez avoir le temps des donateurs, nous voulons vraiment en faire un dialogue, et leur poser des questions et obtenir leur avis sur les choses. C’est ainsi que j’utiliserais la rencontre virtuelle avec le donateur.

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