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Comment utiliser un fonds d'aide aux employés pour aider les employés pendant la COVID

Alors que les difficultés économiques de la pandémie continuent de s'aggraver, beaucoup cherchent des moyens d'aider les employés à surmonter la crise. Après le 11 septembre, l'Internal Revenue Code a été modifié pour permettre aux employeurs d'effectuer des paiements directs aux employés pour des «secours en cas de catastrophe qualifiés» en vertu de l'article 139. De même, les fonds d'aide aux employés sont également des véhicules couramment utilisés pour fournir des secours en cas de catastrophe et / ou des difficultés financières d'urgence. soutien aux personnes affiliées à un employeur particulier. Les deux véhicules servent non seulement à protéger l'un des actifs les plus importants de votre entreprise – vos employés – en les ramenant au travail, mais ils contribuent également à stimuler le moral, à bâtir la communauté et à réduire le roulement du personnel à long terme.

Les fonds d'aide aux employés et les paiements directs en vertu de l'article 139 peuvent aider les employeurs à optimiser l'efficacité fiscale tout en offrant un avantage exonéré d'impôt aux employés. Pourtant, comme pour tout ce qui concerne l'IRS, il existe plus que quelques règles pour garantir que les employés et les employeurs maximisent leurs avantages. Voici ce que vous devez savoir.

Véhicules du Fonds commun d'aide aux employés

1. Paiements directs aux employés. L'article 139 de l'Internal Revenue Code permet aux employeurs de payer directement aux employés les dépenses résultant d'une «catastrophe qualifiée». Cela inclut les catastrophes qui; (1) résulter d'une action terroriste ou militaire; (2) sont déclarés par le gouvernement fédéral; (3) résultent d'accidents impliquant des transporteurs publics; (4) sont un événement jugé par le secrétaire au Trésor comme étant catastrophique; ou (5) lorsqu'une autorité gouvernementale appropriée détermine un événement justifiant l'aide gouvernementale.

COVID-19 a été déclaré désastre fédéral pour l'ensemble des États-Unis, ouvrant ainsi la porte aux employeurs d'utiliser pleinement les contributions de l'article 139 à leurs employés pour les dépenses liées à COVID-19. Cependant, les paiements ne peuvent être utilisés que pour compenser des dépenses particulières, notamment:

  1. «(T) o rembourser ou payer les dépenses personnelles et familiales, de subsistance ou funéraires raisonnables et nécessaires engagées à la suite d'une catastrophe qualifiée,
  2. rembourser ou payer les dépenses raisonnables et nécessaires engagées pour la réparation ou la réhabilitation d'une résidence personnelle ou la réparation ou le remplacement de son contenu dans la mesure où la nécessité d'une telle réparation, réhabilitation ou remplacement est attribuable à une catastrophe qualifiée,
  3. par une personne engagée dans la fourniture ou la vente de moyens de transport en tant que transporteur public en raison du décès ou de blessures corporelles résultant d'une catastrophe qualifiée (.) »

Notamment, les paiements au titre de l'article 139 ne peuvent pas être utilisés pour continuer à payer des employés pour un travail qui n'est pas effectué en raison de COVID-19. De plus, les paiements au titre de l'article 139 ne sont autorisés que dans la mesure où ils ne sont pas autrement couverts par une assurance ou d'autres moyens. Pourtant, l'un des avantages de l'utilisation de l'article 139 est que les employés qui reçoivent de l'aide n'ont pas à fournir une documentation importante sur leurs dépenses.

2. Organisme de bienfaisance parrainé par l'employeur. Les grands employeurs peuvent créer leur propre organisme de bienfaisance dédié pour recevoir et administrer les fonds aux employés concernés. Ceux-ci peuvent se diviser en deux types; organismes de bienfaisance publics et fondations privées. Dans les deux cas, certaines conditions doivent être remplies pour bénéficier de l'intégralité de l'avantage fiscalement déductible pour les personnes qui contribuent au fonds et en reçoivent l'aide, notamment:

  • L'organisme de bienfaisance doit servir une catégorie caritative suffisamment large de bénéficiaires potentiels;
  • Les bénéficiaires doivent être sélectionnés sur la base d'une détermination objective des besoins ou de la détresse et sont sélectionnés par un comité de sélection indépendant (c'est à dire. une majorité du comité est composée de personnes qui ne sont pas en mesure d’exercer une influence substantielle sur les affaires de l’employeur) ou de certaines procédures similaires conçues pour garantir que tout avantage pour l’employeur est accessoire.

Fondations privées. Si la fondation parrainée par l'employeur n'a pas l'intention de solliciter des contributions externes pour soutenir le fonds de soins aux employés, elle sera considérée comme une fondation privée. Une fondation privée parrainée par l'employeur ne peut fournir un soutien aux employés qu'en réponse à une «catastrophe qualifiée», comme décrit ci-dessus. Les fondations privées parrainées par l'employeur sont ne pas être en mesure de fournir une assistance dans des situations de difficultés personnelles telles qu'une maladie, un conjoint qui perd son emploi, un incendie de maison ou une situation similaire.

En outre, une fondation privée parrainée par l'employeur est soumise à des règles sur les transactions personnelles qui interdisent généralement la plupart des transactions financières avec des initiés (dans le jargon fiscal, «personnes disqualifiées»). En termes simples, la fondation ne peut pas octroyer de subventions aux membres du comité de sélection, aux dirigeants, aux administrateurs ou aux membres de leur famille sans enfreindre les règles relatives aux transactions personnelles.

Organismes de bienfaisance publics. Si l'employeur a l'intention de solliciter des contributions au fonds auprès de sources extérieures telles que des employés ou le grand public, il peut être considéré comme un organisme de bienfaisance public parrainé par l'employeur. Les organismes de bienfaisance publics parrainés par l'employeur ont une plus grande latitude pour fournir un soulagement que les fondations privées parrainées par l'employeur; cependant, les décisions de financement doivent être prises par des personnes qui ne supervisent ni ne gèrent les employés. Plus précisément, en plus de fournir une assistance dans des situations de «catastrophe qualifiée», des organismes de bienfaisance publics correctement structurés parrainés par l'employeur peuvent également fournir une assistance aux employés en cas de difficultés personnelles telles qu'une maladie, un conjoint qui perd son emploi, un incendie de maison ou un situation similaire.

3. Fonds conseillés par les donateurs parrainés par l'employeur. Fonds conseillés par les donateurs («DAF ») sont des fonds ou des comptes distincts, souvent tenus par des fondations communautaires ou d'autres organismes de bienfaisance publics, qui reçoivent des contributions de donateurs individuels dans lesquels les donateurs conservent le droit de fournir des recommandations concernant les distributions du fonds. Les DAF parrainés par l'employeur peuvent accorder des subventions aux employés et aux membres de leur famille lorsque:

  • le DAF fournit des secours en cas de «catastrophes qualifiées»;
  • le DAF sert une classe caritative;
  • le DAF établit une détermination objective des besoins;
  • le DAF s'appuie sur un comité de sélection indépendant;
  • l'avantage de l'employeur est accessoire; et
  • le besoin de l'employé est documenté.

Comme une fondation privée parrainée par l'employeur, ces fonds ne peuvent être utilisés que pour fournir des secours en cas de «catastrophe qualifiée», maischoisie de la manière appropriée, l'aide sera considérée comme un don libre d'impôt à l'employé.

Choisir le meilleur véhicule de fonds pour votre entreprise et vos employés.

La sélection de la meilleure structure ou du meilleur véhicule pour fournir une assistance aux employés dépend de plusieurs facteurs. Pour déterminer la meilleure option pour votre propre entreprise et vos employés, vous devez réfléchir à la durée pendant laquelle vous avez l'intention de fournir un soutien (c'est à dire., souhaitez-vous uniquement fournir un soulagement pour les exigences liées à COVID ou pour des catastrophes imprévues futures qualifiées), que vous souhaitiez limiter l'assistance aux catastrophes qualifiées ou que vous souhaitiez étendre l'assistance aux cas individuels de difficultés personnelles. Enfin, les employeurs qui envisagent des fonds d'aide aux employés devront examiner les avantages et les inconvénients des véhicules disponibles pour fournir une assistance aux employés dans le besoin.

Ellis Carter est avocate à but non lucratif au Caritas Law Group, PC. Pour contacter Ellis, appelez le 602-456-0071 ou envoyez-nous un courriel à info@caritaslawgroup.com.

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