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Comment rendre vos événements de collecte de fonds et d'intendance virtuels

Alors que le monde essaie de contrôler la propagation du coronavirus, de nombreux pays ont identifié les grands rassemblements publics comme un risque inutile. Cette prudence, et l'incertitude de ne pas savoir ce qui se passera ensuite, a laissé les organisateurs d'événements dans des moments difficiles. Tant d'événements de collecte de fonds annulés – de nos petits événements dirigés par des bénévoles jusqu'au Marathon de Londres – vont quitter notre secteur de leur poche.

C'est déchirant pour les organisateurs et les participants et cela crée un autre fardeau financier que beaucoup d'entre nous ne sont pas en mesure de gérer. Même au-delà de COVID-19, combinez cela avec les conférences sur l’impact environnemental très réelles qui ont déjà lieu et c’est
clair que quelque chose doit changer.

Les organisateurs ont hésité dans le passé à proposer un élément virtuel à leurs événements réels. La technologie peut sembler compliquée, ils manquent de réseau et d'opportunités sociales, et nous avons tous vécu des webinaires plats et sans vie.

Mais bien les événements virtuels sont bien plus que des webinaires et demandent à votre public de cliquer d'une vidéo à l'autre.

À Fundraising Everywhere, nous voulions partager quelques conseils pour vous montrer comment et pourquoi vous (oui, vous!) Devriez mettre en ligne votre événement d'apprentissage ou de collecte de fonds. Nous vous avons même configuré un code de réduction plus loin dans cet article afin que vous puissiez en saisir un
de nos nombreux événements à venir pour en vivre un par vous-même. Notre prochaine grande conférence commencera le 11 mai, mais nous avons un tas d'événements plus petits à venir avant cela.

Ces éléments mobiliseront vos délégués en ligne, toucheront des publics nouveaux et existants, et vous assureront que vous avez un événement que vous pouvez exécuter maintes et maintes fois pour la fraction du coût.

Tout d'abord, considérons les avantages:

● Votre public potentiel est beaucoup, beaucoup plus large. Vous pouvez vendre plus de billets à des personnes qui ne pouvaient pas y assister en personne, ce qui peut facilement compenser le coût de leur réalisation.

● Un nombre illimité signifie que vous n'êtes pas lié par la capacité des sites.

● Il existe de plus grandes opportunités de génération de leads: capturez ces adresses e-mail et plus d'informations en vue de les convertir en donneur ou client.

● Votre conférence devient plus accessible car les sessions enregistrées ont des sous-titres multilingues et sont consultables de n'importe où.
● Vous trouverez des opportunités de packages de parrainage supplémentaires via des sponsors en ligne.

● Les enregistrements peuvent continuer à être visionnés et vendus longtemps après l'événement, fournissant un contenu toujours vert.

● Ajoutez votre propre visibilité et marque en introduisant et en discutant des sessions en tant que MC lors de diffusions ultérieures.

● Du matériel supplémentaire peut être diffusé, y compris des interviews de conférenciers, des questions-réponses virtuelles et des téléchargements de bonus.

Bien que nous ne pensons pas que les événements virtuels remplaceront complètement l'expérience réelle, il y a tellement d'avantages à ajouter un élément virtuel à votre événement existant, ou simplement à tester une version virtuelle avant de prendre le risque financier de déployer une
événement traditionnel.

Alors faisons-le! Voici vos prochaines étapes

Conférenciers et hôtes

L'hébergement en direct est important pour vos événements virtuels, car ils font passer l'expérience de l'impression que vous regardez YouTube à quelque chose de plus inclusif et interactif, particulièrement important si vous collectez des fonds ou avez un appel à l'action.

Certains conférenciers ou hôtes refusaient de parler lors d'événements virtuels… et ça va.

Nous pouvons les laisser s'isoler et écouter leurs gramophones. Mais les événements virtuels vous permettent d'accéder à de nouveaux orateurs divers qui, autrement, n'auraient pas pu ou n'auraient pas pu assister à votre événement traditionnel.

Chez Fundraising Everywhere, nous payons des frais à nos conférenciers, mais nous comprenons que ce n'est pas toujours possible. Cependant, envisagez au début d'offrir au moins une participation aux bénéfices avec vos conférenciers pour reconnaître leur temps et leur expertise.

Essayez de vous assurer que certains de vos conférenciers ont un large public et un public qui leur est propre. Vous comptez sur eux pour attirer des téléspectateurs auxquels vous n'auriez pas pu accéder autrement, et cet événement va vous permettre de commencer une relation avec ces personnes directement.

La conférence Fundraising Everywhere en mai est dirigée par de grands noms tels que Dan Pallotta, Asha Curran (PDG de #GivingTuesday), Scott Harrison (fondateur de Charity: Water), et bien plus encore. Nous avons également des conférenciers de pays
comme l’Ouganda, le Kenya, le Canada, la Nouvelle-Zélande et bien plus encore… quelque chose que nous n’aurions tout simplement pas pu faire lors d’un événement «réel».

Commencez avec des conférenciers et des hôtes que vous connaissez déjà. La confiance qu'ils vous accordent de votre relation actuelle signifie que vous pouvez travailler avec eux pour développer leur contenu en ligne pendant que vous explorez ensemble votre premier événement virtuel.

Sessions préenregistrées sur film

Bien que vous puissiez diffuser en direct des événements plus courts, nous recommandons que votre événement soit au moins partiellement pré-enregistré. Cela vous permet de faire un certain contrôle de qualité, d’éditer des modifications, d’ajouter des sous-titres pour les rendre plus accessibles et de réduire les risques d’inévitables échecs technologiques que vous allez rencontrer ce jour-là.

Nous recommandons que toutes les sessions mettent votre orateur ou hôte en conversation directe avec la caméra (avec ou sans diapos). C'est beaucoup plus engageant et humanisant que de regarder une diapositive PowerPoint statique et il n'y a rien de pire que de regarder un orateur parler
une salle bondée comme si vous n’étiez même pas là. Vous pouvez également utiliser des diapositives, mais pensez à utiliser un logiciel de montage vidéo tel que WeVideo pour que vos sessions soient «image dans l'image».

L'éclairage est si important. Investissez dans une lumière annulaire bon marché ou positionnez un éclairage naturel pour que votre visage soit entièrement et uniformément éclairé par l'avant.
Nous ne pouvons pas non plus souligner l’importance d’une bonne qualité sonore. Malheureusement, votre micro intégré ne le coupe tout simplement pas. Si le son est trop faible ou trop mince, les téléspectateurs commencent à dériver.

Investissez dans un micro cravate bon marché ou éclaboussez-vous sur quelque chose d'un peu plus sérieux. Nous sommes tous les deux de grands fans des micros Yeti.

N'oubliez pas de coacher vos conférenciers. Cela peut être nouveau pour eux, alors n'hésitez pas à leur demander d'envoyer une courte vidéo de test pour vous assurer que vous êtes satisfait de son apparence et de son. Vous ne voulez pas qu'ils passent des heures à enregistrer quelque chose uniquement pour que vous découvriez qu'ils l'ont fait en mode portrait plutôt qu'en mode paysage!

Assurez-vous également que vos haut-parleurs laissent de l'espace sur leurs diapositives ou vidéos pour toute image de marque ou information que vous prévoyez de superposer ultérieurement. Vous allez découvrir de nombreuses opportunités de parrainage… alors laissez-leur de la place.

Ajouter des sous-titres

Les sous-titres sont essentiels. Environ 90% des gens regardent des vidéos sans son et pour beaucoup, c'est un problème d'accessibilité. Non seulement cela, mais les sous-titres peuvent être traduits à un stade ultérieur, ouvrant votre événement à un public encore plus large. Vous remarquerez que lors de notre événement du 11 au 15 mai, vous pouvez activer ou désactiver les sous-titres en direct.

Il existe de nombreux services qui feront les sous-titres pour vous, qui facturent généralement un dollar ou deux par minute. Cela peut s'additionner. Nous sommes devenus des pros pour le faire nous-mêmes, mais si vous manquez de temps (ou de patience), faites-le externaliser (ce que nous faisons pour notre sous-titrage en direct).

Alternativement, il existe des services (y compris YouTube) qui généreront automatiquement des sous-titres gratuitement. Bien que ce soit rapide et bon marché, la qualité est terrible et vous devrez presque certainement prendre en compte le temps pour les nettoyer et les nettoyer. Nous pouvons garantir qu'il y aura
être au moins un juron.

Si vous, votre équipe ou vos bénévoles décidez de le faire manuellement, il existe un certain nombre d'outils pour vous aider. Mais encore une fois, nous adorons YouTube pour cela. C'est gratuit et vous permet de taper et de regarder pendant qu'ils définissent automatiquement les horaires. Ceux-ci peuvent ensuite être téléchargés ou extraits pour être utilisés sur la plateforme qui vous convient.

Choisissez votre plateforme

Chaque plate-forme offre certains avantages et inconvénients, mais considérez d'abord où se trouve votre public. Si vous avez déjà un public particulièrement important sur une certaine plate-forme, c'est peut-être là que vous commencez.

Nous n'entrerons pas dans trop de détails sur chacun d'eux, mais n'hésitez pas à nous contacter si nous pouvons offrir de l'aide. Considérez-les:

Facebook Live – La majorité des gens ont un compte Facebook, alors soyez à l'aise avec la plate-forme ou êtes plus susceptibles de tomber sur votre événement parce qu'ils y sont de toute façon. Vous pouvez diffuser en privé ou en public et il existe une excellente opportunité de discuter via des «parties de visionnage». Mais si vous voulez que plusieurs sessions se déroulent ensemble, vous aurez probablement besoin de logiciels supplémentaires pour y arriver. Pourtant, c'est un bon endroit sûr pour commencer si votre organisation est déjà active sur Facebook. Et à la lumière du saut en direct
la popularité du streaming, ils ont commencé à déployer rapidement plus de fonctionnalités.

Cependant, il peut y avoir des restrictions sur la façon dont vous accédez et communiquez avec vos téléspectateurs et, dans une certaine mesure, vous vous retrouverez à la merci de Facebook. Sur leur plateforme, c'est leur public, pas le vôtre.

Périscope / Twitter – Periscope est l'outil vidéo en direct de Twitter. Bien qu'il soit idéal pour les flux en direct simples et bruts, il est assez limité dans ce qu'il peut faire et dans quelle mesure vous avez le contrôle. Ce ne sera probablement pas votre meilleure option, mais si vous avez un bon compte Twitter, cela peut valoir la peine d'être testé.

Youtube – La plate-forme vidéo que tout le monde aime, c'est en fait l'une des meilleures et des moins techniques options disponibles… mais avec beaucoup de possibilités. Pour nos événements gratuits, nous diffuserons toujours sur YouTube ainsi que sur notre propre site Web. Vous pouvez basculer entre les vidéos publiques et privées et il existe de nombreuses fonctionnalités intégrées gratuites, y compris un «pot à astuces» qui peut bien fonctionner si l'un de vos objectifs est de générer des dons.

LinkedIn Live – Ceci est toujours en mode bêta et n'est pas disponible pour tout le monde, mais fonctionne de la même manière que Facebook Live. Ils le déploieront de plus en plus de personnes au fil du temps, mais actuellement, vous devez postuler et attendre.

Zoom – Un excellent marketing a fait de Zoom la marque de choix, mais ce n'est certainement pas la meilleure option pour vos événements. Oui, c'est génial pour les réunions, mais la planéité, les restrictions, les limitations (sauf si vous êtes prêt à payer beaucoup) et les problèmes de données posent des problèmes à de nombreux organismes de bienfaisance.

Twitch, Wirecast, Streamyard et autres – Il y en a beaucoup plus, chacun avec ses propres caractéristiques et sa structure de prix. Donnez-leur un test et voyez ce qui clique pour vous.

Plusieurs emplacements – Le logiciel Broadcaster vous permet de diffuser à plus d'un endroit à la fois. C'est idéal pour atteindre vos différents publics avec le même événement, mais peut présenter des défis en termes de surveillance du chat et de la qualité sur les différentes plates-formes.

Partout Plus – Nous ne manquerons pas de mentionner notre propre plateforme dédiée au secteur associatif. Nous pouvons prendre soin de tout pour vous, en vous fournissant une page d'événement dédiée avec une transition transparente entre les sessions, des opportunités de réseautage virtuel et bien plus encore.

Site Web sur mesure – Si vous avez les ressources, vous pouvez organiser votre événement via votre site Web nouveau ou existant. Cela vous permet de contrôler complètement l'apparence et l'expérience, mais vous laisse évidemment plus vulnérable aux problèmes.

Vendre des tickets

Il est temps de décider s'il s'agit d'un événement gratuit ou payant. Combien allez-vous vendre vos billets? À tort ou à raison, les gens ont toujours tendance à penser que les événements virtuels devraient être moins chers que leurs homologues réels. Bien que faire pivoter votre événement existant vers un événement virtuel puisse signifier des billets moins chers, avec des coûts plus bas et un plus grand volume de ventes, il peut toujours être plus rentable en ligne.

Alors que les événements qui utilisent notre plate-forme choisissent leur propre prix, pour nos propres événements, nous prix des billets à moins de 50 £ pour un orateur de 50+, événement de plusieurs jours que vous pouvez regarder en direct ou plus tard dans votre propre temps (vous obtenez même une remise de 50% avec le code UKFUNDRAISING)
Envisagez-vous la possibilité d'offrir des billets gratuits aux participants qui répondent à certains critères (par exemple, les conférences Fundraising Everywhere sont gratuites pour les petits organismes de bienfaisance)?

Utilisez des délais et des «lève-tôt» pour donner un sentiment d’urgence dans l’achat de billets.

Les événements virtuels sont formidables car ils ne se vendent pas nécessairement. Mais cela peut rendre les participants peu convaincus de la réservation. Vous constaterez que vos ventes de billets augmenteront souvent la veille ou même le jour de l'événement!

Les plateformes de vente de billets ne manquent pas. Eventbrite semble être le plus populaire et ils ont une très bonne plateforme. Si vous avez déjà une fonctionnalité de commerce électronique sur votre site Web, envisagez de vendre des billets sur place ou à la place. La plupart des plateformes facturent un pourcentage ou des frais fixes par billet – Everywhere Plus est le même.

Vous trouverez les mêmes défis que tous les efforts de vente ou de collecte de fonds. Il est presque toujours plus difficile de vendre des billets que vous ne le pensez, alors réfléchissez bien à votre public potentiel et mettez en place un plan pour savoir comment y accéder.

Interagir

L'une des principales différences entre un webinaire traditionnel et un événement véritablement virtuel est le niveau d'interaction et d'engagement offert aux participants. La plupart des plates-formes autorisent le chat textuel à côté de la vidéo, ce qui constitue une excellente opportunité pour votre équipe et
des conférenciers pour discuter avec les participants et répondre aux questions. Certaines plates-formes (telles que Everywhere Plus) permettent même aux participants de discuter en privé entre eux par SMS, voix ou vidéo pendant qu'ils regardent votre événement.

Encouragez les orateurs à poser des questions dans leurs vidéos et invitez les spectateurs à taper des réponses. Lisez les commentaires et les questions pendant les segments en direct de votre flux afin que les participants se sentent plus impliqués. Et pensez à organiser des concours ou des sondages tout au long de la journée. Vous pouvez simplement diffuser session après session, mais nous recommandons vraiment qu'un «hôte» les relie tous ensemble.

Vous pouvez également encourager les participants à regarder en groupe. Par exemple, les «soirées de veille» de Fundraising Everywhere ont permis aux participants d'accéder à du contenu de qualité sur un grand écran tout en offrant des pauses de réseautage réelles.

Avoir un plan de sauvegarde

Les choses peuvent et vont mal tourner. Ils sont imprévisibles de façon prévisible, alors assurez-vous d'avoir au moins un plan de sauvegarde. Si votre livestream s'effondre, des sessions préenregistrées donnent à votre public quelque chose à regarder pendant que vous essayez de réparer les choses.

Préparez à l'avance vos e-mails et pages Web sur les « difficultés techniques » … au cas où.

Et assurez-vous que votre public sait où aller ou quoi faire en cas de problème.

Quel est votre appel à l'action?

Comme pour tous les événements, c'est une excellente occasion d'inspirer les gens à passer à l'action. Soyez clair sur ce que vous voulez qu'ils fassent: achetez des billets pour le prochain événement, donnez, inscrivez-vous, partagez… quoi que ce soit… sachez quels sont vos objectifs.

Partagez votre incitation à l'action via vos vidéos, via les légendes et les boutons, dans la boîte de discussion et via les e-mails de suivi. Rendez-le facile pour eux! Les gens vont être enflammés pendant et juste après votre événement. Mais cela ne dure pas éternellement, alors essayez de vous connecter
à cette énergie pendant qu'elle est là.

Partout +

Everywhere + (plus) est un module complémentaire virtuel sans tracas pour votre conférence physique ou un service pour les événements et conférences virtuels uniquement.

Alors que vous vous concentrez sur la prestation d'un grand événement aux participants, nous fournissons la plate-forme et la logistique pour l'amplifier à un public plus large à travers le monde.

Vous pouvez diffuser un mélange de contenu en direct et préenregistré pour soutenir votre événement existant ou fournir une conférence virtuelle uniquement pour un public mondial. Les participants virtuels peuvent regarder sur n'importe quel appareil et pratiquement «en réseau» avec d'autres participants et conférenciers
via la plateforme Everywhere +.

Nous fournissons tout, de la conservation de la conférence virtuelle à la gestion des conférenciers, en passant par la fourniture des comptes et de la plate-forme de diffusion en continu. Il vous suffit donc de dire à votre public où regarder.

Nous travaillons déjà avec certaines des meilleures conférences du secteur caritatif pour fournir leur version virtuelle (avez-vous vu IWITOT? Ou les Charity Film Awards récemment?).

Écrivez-nous à hello@fundraisingeverywhere.com ou demandez plus d'informations et découvrez comment nous pouvons le faire pour vous aussi.

Voici votre remise

Nous vous avons promis une remise, alors c'est parti…

Utilisez le code promotionnel « UKFUNDRAISING« Au moment du paiement et pour une durée limitée, vous bénéficierez d'une énorme réduction de 50% sur nos prochains événements, conférences (y compris celle-ci), sommets, adhésions, formations, événements sociaux, réseautage et plus encore.

Nous serions ravis que vous vous joigniez à nous pour un événement et que vous voyiez à quoi cela ressemble dans la pratique!

Notre prochaine grande conférence se déroulera du 11 au 15 mai à partir de 15 h et comprend plus de 50 conférenciers

Si vous avez du mal en ce moment, c'est l'événement qu'il vous faut. Si vous voulez à nouveau tomber amoureux de la collecte de fonds, apprenez de certains des collecteurs de fonds et du personnel sans but lucratif les plus talentueux du monde, et maintenez votre réseautage et votre développement personnel.
Nous avons vraiment hâte de discuter avec vous 🙂

– Nikki & Simon

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