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Comment l'association caritative pour sans-abri Julian House a organisé un événement socialement éloigné

Avec un examen attentif et une planification supplémentaire, des événements du monde réel sont toujours possibles malgré le COVID-19. Le 27 septembre, Julian House, une organisation caritative basée à Bath qui se consacre à l'amélioration de la vie des dormeurs à la rue, a organisé leur 19e Circuit of Bath Walk dans un format socialement éloigné. La promenade couvre un itinéraire circulaire de 20 miles à travers les villages environnants de Bath et les participants peuvent choisir de couvrir soit toute la distance, soit seulement une partie de celle-ci, tout en collectant des fonds pour soutenir les personnes sans abri de la région.

L'organisme de bienfaisance savait qu'avec très peu d'événements en personne se déroulant actuellement, ils avaient une grande tâche devant eux afin de mettre à jour leur marche vers un événement socialement éloigné, mais toujours de participation de masse. Notre équipe de réussite client a eu la chance d'entendre directement la responsable du financement régional de Julian House, Cathy Adcock, et la responsable de la collecte de fonds pour la communauté et les événements, Jessica Gay, qui ont partagé un aperçu honnête des défis, des considérations pratiques et des gains résultant de la création d'un événement pendant la pandémie . Voici ce que nous avons appris.

Les défis et les changements causés par COVID-19

L'organisme de bienfaisance devait adhérer aux directives du gouvernement en suivant la règle de six et en s'assurant que tous les groupes étaient socialement distancés. Alors que cela nécessitait la création d'une signalisation étendue et la réécriture de l'évaluation des risques de l'événement, l'une des raisons pour lesquelles Julian House a décidé de poursuivre leur événement était l'espace ouvert et adaptable disponible. Le parcours de 20 milles était déjà composé de cinq points de départ / contrôle différents qui, avec des heures de départ échelonnées, permettaient de séparer les participants. Les groupes étaient également dirigés vers des zones d'attente désignées et une seule personne de chaque famille ou groupe était autorisée à s'approcher d'un point de contrôle à la fois.

Cependant, la restriction la plus sévère à laquelle l'équipe a été confrontée était un plafond de 500 participants.

«C'était une pilule difficile à avaler. En tant que collecte de fonds, vous voulez toujours autant de participants et pour eux de collecter autant d'argent que possible. Mais il était vraiment important que nous assurions la sécurité de nos participants et bénévoles et que nous maintenions notre réputation de bon fournisseur d'événements pour la communauté locale.

Cathy Adcock, Senior Community and Events Fundraiser à Julian House

Comment l'équipe a utilisé l'intendance pour s'engager avec les collecteurs de fonds de son événement

À une époque où les gens sont occupés avec leur propre vie quotidienne ET traversent une pandémie, il est essentiel de rapprocher les partisans en construisant un parcours de gestion des événements.

Créer une communauté événementielle

L'équipe souhaitait créer une communauté événementielle, rassemblant les supporters existants et potentiels en un seul endroit auquel ils pourraient se référer dans d'autres communications d'intendance. Ils ont décidé de créer une page d'événement Facebook, en utilisant des vidéos personnelles et des sondages pour sensibiliser à l'événement, répondre aux questions courantes et engager les supporters. La page a eu une excellente réponse, les gens appréciant d'avoir un endroit pour discuter entre eux – elle est même restée active après l'événement, les participants partageant des photos.

Raconter une histoire par e-mails

Julian House a mis en place une stratégie d'e-mail cohérente et adaptable qui comprend un e-mail de bienvenue, puis un nouvel e-mail toutes les deux semaines. Le contenu était adapté au parcours d'une collecte de fonds. Par conséquent, si quelqu'un n'avait pas encore commencé à collecter des fonds, il était encouragé à créer une page de collecte de fonds et offrait son soutien. Cela a complété le parcours des e-mails de collecte de fonds de JustGiving, qui aide les participants à votre événement à collecter davantage grâce à des communications personnalisées.

En plus de fournir un soutien pratique, les courriels ont été conçus pour raconter une histoire percutante, y compris des photos aux côtés des histoires d'autres collecteurs de fonds et bénéficiaires. L'équipe a également partagé des mises à jour sur le total des dons amassés et expliqué comment ces montants seraient utilisés.

Compétitions

L'équipe a organisé deux concours, l'un a inscrit les 15 premières personnes à lever 500 £ dans un tirage au sort pour un thé de l'après-midi, l'autre a inscrit tous ceux qui ont recueilli 125 £ dans un tirage séparé pour un bon de restaurant. Un classement des collectes de fonds a été ajouté sur la page de la campagne JustGiving afin que les collecteurs de fonds puissent voir combien tout le monde collectait et comment ils réussissaient à la compétition. Ce fut un grand succès, les collecteurs de fonds envoyant des e-mails pour demander s'ils pouvaient augmenter les objectifs sur leurs pages de collecte de fonds.

L'année dernière, le montant moyen recueilli par participant à la marche était de 40 £, cette année, il était de 125 £ – l'organisme de bienfaisance estime que l'ajout d'un élément concurrentiel a été un facteur clé pour y parvenir.

Remerciements personnels

Enfin, à quelques semaines de l'événement, l'équipe a téléphoné à leurs meilleurs collecteurs de fonds, leur offrant de l'aide et leur faisant se sentir valorisés. Ils ont également appelé ou envoyé un e-mail à des collecteurs de fonds qui n'avaient pas encore commencé à collecter des fonds, ou même créé une page pour les encourager à s'impliquer. Tout au long de leur événement, l'équipe a voulu donner une voix personnelle et humaine à leur collecte de fonds et les appels téléphoniques étaient un excellent moyen de le faire.

Envisagez-vous d'organiser un événement pendant le verrouillage?

La marche à distance sociale de Julian House a atteint 151% de son objectif de collecte de fonds et a obtenu des inscriptions auprès de six équipes de collecte de fonds et de 127 collecteurs de fonds en ligne. Ainsi, que vous ayez un événement existant qui pourrait être adapté à la distanciation sociale ou que vous souhaitiez plutôt essayer une version virtuelle, nous avons plus d'histoires et de conseils d'autres organismes de bienfaisance qui peuvent vous aider. Écoutez leurs apprentissages et leurs précieux conseils en en regardant notre webinaire à la demande «Collecte de fonds lors d’une pandémie».

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