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Comment créer des événements virtuels attrayants

Si rien ne peut remplacer la valeur des interactions en face à face, les événements virtuels (un événement qui se déroule entièrement en ligne) peuvent offrir beaucoup de grands avantages. Vous pouvez toucher un public plus récent et plus large, vous n'avez pas les restrictions de capacité d'un lieu physique, il y a encore des possibilités d'engagement en temps réel ET ils peuvent être créés avec un budget limité ou nul.

Vous pensez peut-être que les événements virtuels se produisent uniquement à cause des restrictions du COVID-19, mais en réalité, ils existent depuis un certain temps (nos webinaires caritatifs gratuits en sont un bon exemple) et ne feront que gagner en popularité. Nous souhaitons vous aider à créer les meilleurs événements virtuels possibles. Nous avons donc rassemblé de nombreux conseils et exemples de bonnes pratiques dans notre guide pratique ci-dessous. Alors, commençons!

Planifiez votre événement: retournez aux sources

Commencez la planification de votre événement en vous posant ces trois questions fondamentales: Pourquoi voulons-nous organiser cet événement? Quels sont nos objectifs? Quels sont les points ou messages clés que nous voulons transmettre?

Vos réponses vous aideront à:

  • Identifiez si un événement virtuel est le bon choix pour votre idée ou si vous devriez envisager des options alternatives.
  • Décidez quel format virtuel fonctionnera le mieux pour atteindre vos objectifs. Après tout, les événements virtuels sont de toutes formes et tailles, tels que des tutoriels, des ateliers de formation, demandez-moi n'importe quoi (comme celui que nous avons récemment organisé avec Alyssa Sweetman de la plateforme de streaming Twitch) ou même des conférences.
  • Commencez le brainstorming! Une fois que vous connaissez le pourquoi et le quoi, il sera plus facile de créer votre contenu et de sélectionner le bon public pour l'événement.

Assurez-vous que vous êtes prêt

2020 a vu une vague d'organisations devenir virtuelles, il est donc probable que votre public ait déjà assisté à quelques événements virtuels. Cela signifie qu’ils auront des attentes élevées et qu’il vous appartient de les respecter. Assurez-vous de préparer à l'avance ce que vous allez dire ou faire, et ne vous contentez pas de supposer que, parce que vous n'êtes pas physiquement devant des personnes, vous pouvez vous en tirer en lisant des notes sur votre téléphone ou votre écran.

Planifiez dans un certain temps pour faire une répétition générale afin de pouvoir parcourir l'événement et vous entraîner à naviguer sur la plate-forme virtuelle de votre choix. Si vous avez un invité ou un co-hôte, assurez-vous qu'il répète avec vous. C’est également une bonne idée d’enregistrer votre répétition, puis de demander à un collègue un commentaire honnête.

Vous devez également réfléchir à tout problème technologique que vous pourriez rencontrer. Testez votre connexion Internet et votre microphone, préparez des images de sauvegarde en cas de problème avec vos fichiers et diffusez des FAQ à l'avance pour aider vos invités à se connecter facilement et à profiter de l'événement.

Meilleures pratiques concernant la caméra

Que vous enregistriez dans un bureau, un studio ou votre bureau à domicile, vous voulez que votre enregistrement soit professionnel. Les bonnes pratiques ci-dessous vous aideront à vous sentir en confiance tout en créant une excellente expérience pour les spectateurs.

  • Soyez conscient de tout bruit de fond et fermez toutes les fenêtres ou portes à proximité. Les microphones captent chaque petit son, des voitures qui passent à votre voisin tondant sa pelouse
  • Mettez votre téléphone en mode silencieux (et nous voulons dire totalement silencieux car votre microphone captera toutes les vibrations)
  • Désactivez les fenêtres contextuelles et les rappels sur votre ordinateur afin qu'ils ne vous distraient pas et n'émettent pas de sons
  • Assurez-vous que vous êtes centré sur l'écran et que vous êtes conscient de votre éclairage! Vous voulez que les gens puissent vous voir clairement, alors assurez-vous que toute lumière vient de devant vous. Par exemple, asseyez-vous face à une fenêtre et non avec une fenêtre derrière vous, sinon vous serez réduit à une silhouette
  • Vérifiez ce qu'il y a dans votre arrière-plan, personne ne veut voir vos vêtements sécher derrière vous!
  • Assurez-vous que vous avez configuré l'événement pour que les participants soient automatiquement coupés. Assurez-vous également de vous couper le son lorsque vous ne parlez pas
  • Si vous co-hébergez ou facilitez, continuez à regarder la caméra même lorsque vous ne parlez pas

Pensez à l'accessibilité

Vous voulez que vos événements virtuels soient aussi accessibles et accueillants que possible. Fournissez des légendes et des éléments visuels lorsque cela est possible pour l'audio et lorsque vous utilisez des diapositives ou des vidéos, pensez à la taille et à la clarté des polices que vous utilisez, ainsi qu'au contraste des couleurs utilisées. The Big Hack, une initiative créée par Scope pour améliorer les services numériques pour les utilisateurs handicapés, propose un excellent guide gratuit sur les avantages et les inconvénients des différentes applications et services de conférence, notamment Skype, Microsoft Teams, Zoom et Webex.

Encouragez la participation du public

L'un des meilleurs moyens de fidéliser votre public est de lui demander de participer activement à l'événement. Vous allez avoir besoin d’aide pour cela, alors commencez par attribuer le rôle de facilitateur à l’un de vos collègues. Un animateur peut gérer les commentaires du public et filtrer les questions, permettant à l’orateur principal de se concentrer sur leur contenu. Selon le logiciel virtuel que vous choisissez d'utiliser, vous pouvez demander au public de s'impliquer de différentes manières. Vous pouvez utiliser des sondages, lancer des questions / réponses, demander aux gens de pré-soumettre des questions ou encourager l'utilisation de la fonction de chat pour poser des questions ou répondre à certaines des vôtres.

«Tout comme les événements en personne, la connexion avec des pairs est un facteur important des événements virtuels. Encouragez vos participants à se présenter ou à partager ce qu'ils veulent apprendre lors de l'événement à l'aide de la fonction de chat. Organisez des séances en petits groupes pour que les personnes partageant les mêmes idées puissent apprendre les unes des autres et discuter de sujets spécifiques dans un cadre informel, ou créez une communauté en ligne via des équipes / slack pour que les participants puissent discuter entre eux pendant l'événement. « 

Katie Ager, spécialiste du marketing événementiel chez Blackbaud Europe

Demandez des commentaires

Que vos participants soient des partisans existants ou des personnes qui découvrent votre cause, vous voulez utiliser votre événement comme une opportunité d'intégrer les gens plus près de votre cause. Envoyez un e-mail de suivi après l'événement pour remercier les gens de leur présence et leur proposer des moyens de rester impliqués dans votre organisme de bienfaisance – cela peut être d'assister à un autre événement, de faire un don ou de vous suivre sur les réseaux sociaux.

Vous devriez également demander aux gens de vous donner des commentaires sur ce qu'ils ont apprécié et ce qui pourrait être amélioré. Cela vous permettra de créer encore plus facilement du contenu de qualité et un événement virtuel engageant à l'avenir.

Voulez-vous tirer encore plus de vos événements virtuels?

Si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également regarder notre webinaire à la demande avec Nikki Bell, cofondatrice et directrice de Fundraising Everywhere. Le webinaire examine pourquoi les événements virtuels sont cruciaux pour votre organisme de bienfaisance, comment commencer à organiser un événement et d'autres conseils pour stimuler la participation. Vous pouvez regarder le webinaire gratuitement ici.

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