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Ce que vous devez savoir sur la gestion à distance des employés

Ce que vous devez savoir sur la gestion des employés à distance

Alors que la réalité et (la permanence potentielle) du travail à distance deviennent plus courantes, les organisations à but non lucratif réfléchissent à la manière dont leurs politiques, pratiques et stratégies de gestion des employés doivent s'adapter et changer. Maintenant que de nombreux employés sont de plus en plus à l'aise avec le travail à distance, les organisations à but non lucratif devraient également se préparer à une demande accrue des employés de travailler à distance ou sur une base hybride. Cette transition vers des pratiques de travail à distance et hybrides exige une bonne dose de communication, de flexibilité et de patience de la part de toutes les parties. En ce qui concerne les questions juridiques, voici quelques considérations spécifiques.

Gérer les employés

Les employés (et les employeurs) peuvent avoir une compréhension très différente de ce que signifie «travailler à domicile». C’est pourquoi il est essentiel de définir des attentes claires concernant le travail et les pratiques de télétravail. Une politique de télétravail peut aider à s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde. Il peut inclure des sujets tels que; heures de disponibilité et de documentation, temps de réponse prévus, tenue, comportement et conditions de travail; et les attentes en matière de confidentialité et de sécurité des données.

Les organisations à but non lucratif peuvent également avoir besoin de revoir et de réviser les descriptions de poste existantes pour s'adapter aux besoins de travail à distance. Les considérations peuvent inclure l'équipement requis et la formation (c'est à dire., pour de nouvelles compétences technologiques) et des exigences d'auto-motivation supplémentaires. Lors de l’évaluation des performances des employés, assurez-vous que les superviseurs planifient des vérifications régulières qui permettent une rétroaction dans les deux sens. Il est également important de documenter les conversations avec les employés de manière appropriée, en utilisant autant que possible les communications vidéo et vocales (la meilleure pratique consiste à demander le consentement en cas d'enregistrement) et en effectuant un suivi par e-mail si nécessaire.

Problèmes de salaire et d'heures pour les employés non exemptés

Les employés non exemptés sont assujettis aux exigences du salaire minimum et ont droit à une rémunération des heures supplémentaires et à des pauses régulières. Les violations peuvent entraîner une responsabilité pour les salaires impayés, les honoraires et frais d’avocat et les atteintes à la réputation. Pour éviter de tels problèmes, assurez-vous que les procédures de travail à domicile pour les employés non exemptés incluent un processus d'enregistrement au début et à la fin de chaque journée de travail via une méthode standard établie (c'est à dire., e-mail, Slack, etc.). Exiger que les employés suivent et soumettent en temps opportun toutes les heures travaillées chaque semaine.

Communiquez aux employés non exemptés qu'ils sont tenus de prendre des pauses repas et de repos et informez immédiatement leur superviseur s'ils manquent une pause – et que l'approbation du superviseur est nécessaire pour faire des heures supplémentaires. Les employeurs peuvent également envisager d'imposer des heures de non-travail spécifiques. Pour terminer, les employeurs ne peuvent pas exiger qu’un employé couvre les dépenses d’entreprise si cela réduirait les gains de l’employé sous le salaire minimum. Par conséquent, il peut être nécessaire de fournir aux employés non exonérés tout l'équipement nécessaire.

Sécurité des données

Les ransomwares et les escroqueries par piratage se sont multipliés à mesure que les cyber-hackers ont profité du passage en gros aux accords de travail à distance. Nous parlons plus de ces problèmes dans un article précédent. Le fait de ne pas mettre en œuvre des politiques et des procédures de cybersécurité efficaces peut entraîner la perte ou le vol de données sur les clients, les fournisseurs et les employés. De même, les nouveaux régimes réglementaires de confidentialité des données, tels que le règlement général sur la protection des données de l'UE et le Consumer Privacy Act de Californie, imposent des obligations affirmatives aux entreprises (et à leurs fournisseurs tiers) de protéger les informations personnelles identifiables.

Avec le passage à distance, les organisations à but non lucratif devraient mettre à jour leurs politiques de cybersécurité et de confidentialité des données pour refléter l'évolution de l'environnement de travail et des pratiques de travail à distance. Les employés doivent être correctement formés aux pratiques de cybersécurité. L'achat d'une cyber-assurance est une autre mesure de protection possible.

COVID et OSHA

L'OSHA exige des employeurs qu'ils maintiennent un lieu de travail «exempt de dangers reconnus qui causent ou sont susceptibles de causer la mort ou des dommages physiques graves». Chaque État a ses exigences en matière de télétravail et de distanciation sociale concernant COVID-19. Les protocoles de chaque organisation à but non lucratif doivent respecter ces exigences à la fois pour le travail à domicile et lorsqu'un travail occasionnel en personne est requis. Et bien que COVID rend impossible la conduite d'inspections à l'heure actuelle, les employeurs à but non lucratif devraient discuter, documenter et traiter les risques potentiels sur le lieu de travail à domicile, tels que l'ergonomie, les glissades et les chutes, et d'autres problèmes.

Non-discrimination et ADA

Le COVID-19 affectant de manière disproportionnée des populations spécifiques (telles que les personnes âgées ou celles souffrant de comorbidités), il est vital de lutter activement contre les stéréotypes involontaires, même à des fins bénignes (c'est à dire., permettre aux employés plus âgés de travailler à domicile mais pas aux autres). Les organismes sans but lucratif doivent s'assurer qu'ils disposent d'un processus normalisé pour administrer des modalités de travail flexibles et doivent documenter les raisons légitimes et non discriminatoires pour lesquelles le travail en personne ou à distance est requis. Gardez également à l'esprit que les modalités de travail flexibles, comme le travail à domicile, peuvent également être considérées comme des aménagements raisonnables.

L'ADA permet aux employeurs de faire des demandes de renseignements sur les employés qui sont raisonnables et une nécessité commerciale. Tenez également compte du fait que les aménagements existants devront peut-être être mis à jour ou que de nouveaux aménagements seront nécessaires pour s'adapter aux nouveaux espaces de travail.

Ellis Carter est avocate à but non lucratif auprès de Caritas Law Group, P.C. autorisé à pratiquer à Washington et en Arizona. Ellis conseille les clients exonérés d'impôt sur les questions fiscales fédérales et la réglementation de la collecte de fonds

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