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Ce que les employeurs doivent savoir sur la Loi sur la réponse aux coronavirus d'abord pour les familles par Deanna Rader

Le 18 mars 2020, la Families First Coronavirus Response Act (la «Loi») a été promulguée et entrera en vigueur le 2 avril 2020. Il s'agit du premier programme de secours approuvé par le Congrès et oblige certains employeurs à fournir des employés avec des congés de maladie payés d'urgence et des congés familiaux et médicaux élargis pour des raisons spécifiques liées à COVID-19. Ces dispositions s'appliqueront du 2 avril 2020 au 31 décembre 2020.

En règle générale, la loi prévoit que les employeurs couverts doivent fournir à tous les employés: (1)

  • Deux semaines (jusqu'à 80 heures) de congé de maladie payé d'urgence au taux de rémunération normal de l'employé lorsque l'employé n'est pas en mesure de travailler parce qu'il est mis en quarantaine (en vertu d'une ordonnance du gouvernement fédéral, d'un État ou d'un gouvernement local ou des conseils d'un fournisseur de soins de santé) et / ou qu'il présente des symptômes de COVID-19 et cherche un diagnostic médical; ou
  • Deux semaines (jusqu'à 80 heures) de congé de maladie payé d'urgence aux deux tiers du taux de rémunération normal de l'employéparce que l'employé est incapable de travailler en raison d'un besoin réel de prendre soin d'une personne soumise à la quarantaine (conformément à une ordonnance du gouvernement fédéral, d'un État ou local ou aux conseils d'un fournisseur de soins de santé) ou aux soins d'un enfant (moins de 18 ans) d’âge) dont l’école ou le prestataire de services de garde est fermé ou indisponible pour des raisons liées à COVID-19, et / ou l’employé est dans une situation sensiblement similaire à celle spécifiée par le Secrétaire à la santé et aux services sociaux, en consultation avec les secrétaires du Trésorerie et travail.

Les employeurs ne peuvent pas obliger les employés à utiliser d'autres formes de congés payés avant d'utiliser les congés de maladie payés d'urgence. Pour les employeurs ayant des politiques de congés de maladie ou autres congés payés existants, les congés de maladie payés d’urgence s’ajoutent à ces congés payés, y compris les congés de maladie payés. il est interdit aux employeurs de modifier les politiques de congés payés pour éviter d'être soumis à cette exigence. Les employeurs ne peuvent pas exiger que l'employé identifie un employé de remplacement pour prendre un congé de maladie payé.

Un employeur couvert doit fournir à les employés qu'elle emploie depuis au moins 30 jours: (2)

  • Jusqu'à 10 semaines supplémentaires de congé familial et médical élargi représentant les deux tiers du taux de rémunération normal de l'employé lorsqu'un employé est incapable de travailler en raison d'un besoin réel de congé pour s'occuper d'un enfant dont l'école ou le fournisseur de services de garde est fermé ou indisponible pour des raisons liées à COVID-19.

Employeurs couverts

Les dispositions de la Loi sur les congés de maladie payés d'urgence et les congés familiaux et médicaux élargis s'appliquent à certains employeurs publics et aux employeurs privés de moins de 500 employés (3).

Les petites entreprises de moins de 50 employés peuvent être exemptées de l'obligation d'accorder des congés en raison de fermetures d'écoles ou de l'indisponibilité des services de garde d'enfants si les exigences en matière de congés compromettraient la viabilité de l'entreprise en tant qu'entreprise en activité.

Employés éligibles

Tous les employés des employeurs couverts sont admissibles à deux semaines de congé de maladie payé d'urgence pour des raisons précises liées à COVID-19. Les employés employés pendant au moins 30 jours ont droit à un maximum de 10 semaines supplémentaires de congé familial payé pour s'occuper d'un enfant dans certaines circonstances liées à COVID-19. (4)

Remarquer

Lorsque le congé est prévisible, l'employé doit fournir un avis de congé à l'employeur dans la mesure du possible. Après la première journée de travail de congé familial et médical élargi, un employeur peut exiger des employés qu'ils suivent des procédures de préavis raisonnables afin de continuer à bénéficier d'un congé familial et médical élargi.

Motifs de congé admissibles

En vertu de la loi, un employé a droit à un congé de maladie payé d'urgence et à un congé familial et médical élargi s'il est incapable de travailler (ou incapable de télétravailler) en raison d'un besoin de congé parce qu'il a

  1. est soumis à une ordonnance de quarantaine ou d'isolement fédérale, étatique ou locale liée à COVID-19;
  2. a été conseillé par un fournisseur de soins de santé pour l'auto-quarantaine liée à COVID-19;
  3. éprouve des symptômes de COVID-19 et cherche un diagnostic médical;
  4. s'occupe d'une personne faisant l'objet d'une ordonnance décrite en (1) ou d'une auto-quarantaine telle que décrite en (2);
  5. s'occupe d'un enfant dont l'école ou le lieu de garde est fermé (ou la gardienne n'est pas disponible) pour des raisons liées à COVID-19; ou
  6. connaît toute autre condition sensiblement similaire spécifiée par le secrétaire à la Santé et aux Services sociaux, en consultation avec les secrétaires du Travail et du Trésor.

En vertu de la loi, un employé a droit à un congé familial et médical élargi s'il s'occupe d'un enfant dont l'école ou le lieu de garde est fermé (ou si la garderie n'est pas disponible) pour des raisons liées à COVID-19.

Durée du congé

Pour les raisons (1) – (4) et (6): Un employé à temps plein a droit à 80 heures de congé et un employé à temps partiel a droit au nombre d'heures de congé que l'employé travaille en moyenne sur une période de deux semaines.

Pour la raison (5): Un employé à temps plein est admissible à un maximum de 12 semaines de congé (deux semaines de congé de maladie payé suivies par jusqu'à 10 semaines de congé familial et médical élargi rémunéré) à 40 heures par semaine, et une partie -l'employé à temps est admissible à un congé pour le nombre d'heures que l'employé doit normalement travailler au cours de cette période.

Calcul de la rémunération(5)

Pour des raisons de congé (1), (2) ou (3): les employés qui prennent un congé ont le droit de payer à leur taux normal ou au salaire minimum applicable, selon le plus élevé des deux, jusqu'à 511 $ par jour et 5110 $ au total (plus de une période de 2 semaines).

Pour des raisons de congé (4) ou (6): les employés qui prennent un congé ont le droit de payer aux 2/3 de leur taux normal ou aux 2/3 du salaire minimum applicable, le plus élevé des deux, jusqu'à 200 $ par jour et 2000 $ au total (plus de une période de 2 semaines).

Pour raison de congé (5): les employés qui prennent un congé ont le droit de payer aux 2/3 de leur taux normal ou aux 2/3 du salaire minimum applicable, selon le plus élevé des deux, jusqu'à 200 $ par jour et 12 000 $ au total (sur une période de 12 semaines). période). Un employé peut choisir de remplacer les congés annuels, les congés personnels, les congés pour raisons médicales ou les congés de maladie pour les deux premières semaines de congé partiel payé en vertu du présent article.

Les crédits d'impôt

Les employeurs couverts ont droit à un remboursement dollar pour dollar par le biais de crédits d'impôt pour tous les salaires admissibles payés en vertu de la Loi. Les salaires admissibles sont ceux payés à un employé qui prend un congé en vertu de la Loi pour une raison admissible, jusqu'à concurrence des indemnités journalières et des plafonds de paiement globaux appropriés. Les crédits d'impôt applicables s'étendent également aux montants payés ou engagés pour maintenir la couverture d'assurance maladie.

Lorsque les employeurs paient leurs employés, ils sont tenus de retenir sur les chèques de paie de leurs employés l’impôt fédéral sur le revenu et la part des employés des impôts sur la sécurité sociale et l’assurance-maladie. Les employeurs sont ensuite tenus de déposer ces impôts fédéraux, ainsi que leur part des impôts sur la sécurité sociale et l'assurance-maladie, auprès de l'IRS et de déposer des déclarations de salaires trimestrielles (série 941) auprès de l'IRS.

Selon les directives qui seront publiées par l'IRS la semaine prochaine, les employeurs admissibles qui paient un congé de maladie ou de garde d'enfants admissible pourront conserver un montant de charges sociales égal au montant du congé de maladie et de garde d'enfants admissible qu'ils ont payé, plutôt que les déposer auprès de l'IRS.

Les charges sociales qui sont disponibles pour rétention comprennent les impôts fédéraux sur le revenu retenus, la part des employés des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie, et la part de l'employeur des taxes de sécurité sociale et d'assurance-maladie pour tous les employés.

S'il n'y a pas suffisamment de charges sociales pour couvrir le coût des congés de maladie et de garde d'enfants payés, les employeurs pourront déposer une demande de paiement accéléré auprès de l'IRS. L'IRS prévoit de traiter ces demandes en deux semaines ou moins. Les détails de cette nouvelle procédure accélérée seront annoncés la semaine prochaine.

Exemples fournis par l'IRS:

  • Si un employeur admissible a payé 5 000 $ en congés de maladie et est autrement tenu de déposer 8 000 $ en charges sociales, y compris les impôts retenus sur tous ses employés, l'employeur pourrait utiliser jusqu'à 5 000 $ des 8 000 $ d'impôts qu'il allait déposer pour effectuer des congés admissibles. . L'employeur ne serait tenu par la loi de déposer les 3 000 $ restants qu'à sa prochaine date de dépôt régulière.
  • Si un employeur admissible payait 10000 $ en congé de maladie et était tenu de déposer 8000 $ en taxes, l'employeur pouvait utiliser l'intégralité des 8000 $ de taxes pour effectuer des congés admissibles et déposer une demande de crédit accéléré pour les 2000 $ restants.

Des montants équivalents de congés pour soins aux enfants et de crédits de congé de maladie sont disponibles pour les travailleurs indépendants dans des circonstances similaires. Ces crédits seront réclamés dans leur déclaration de revenus et réduiront les paiements d'impôt estimatifs.

Avis de l'employeur

Chaque employeur visé doit afficher dans un endroit bien en vue dans ses locaux un avis des exigences de la Loi. Le département américain du Travail publiera un modèle d'avis au plus tard le 25 mars 2020, qui devrait être mis à disposition pour téléchargement et / ou impression à partir de son site Web à l'adresse www.dol.gov.

Interdictions

Les employeurs ne peuvent pas congédier, discipliner ou autrement discriminer tout employé qui prend un congé familial et médical élargi en vertu de la Loi et dépose une plainte ou engage une procédure en vertu ou en rapport avec la Loi.

Sanctions et exécution

Les employeurs qui enfreignent les dispositions des deux premières semaines de congé élargi pour raisons familiales et médicales ou de licenciement illégal de la loi seront passibles des sanctions et de l'exécution décrites aux articles 16 et 17 de la Fair Labor Standards Act. 29 U.S.C. 216; 217. Les employeurs qui violent les dispositions prévoyant jusqu'à 10 semaines supplémentaires de congé familial et médical élargi pour s'occuper d'un enfant dont l'école ou le lieu de garde est fermé (ou le prestataire de services de garde n'est pas disponible) sont soumis aux dispositions d'application de la loi sur le congé familial et médical. Le département américain du Travail a déclaré qu'il observera une période temporaire de non-application pendant les 30 premiers jours suivant l'entrée en vigueur de la loi, tant que l'employeur a agi de manière raisonnable et de bonne foi pour se conformer à la loi. Aux fins de cette position de non-application, la «bonne foi» existe lorsque les violations sont corrigées et que l'employé est rétabli dès que possible par l'employeur, les violations n'étaient pas intentionnelles et le département américain du Travail reçoit un engagement écrit du l'employeur de se conformer à la loi à l'avenir.

(1) Certains fournisseurs de soins de santé et intervenants d'urgence peuvent être exclus de la définition d'employé admissible en vertu de la Loi.

(2) Certains fournisseurs de soins de santé et intervenants d'urgence peuvent être exclus de la définition d'employé admissible en vertu de la Loi.

(3) Certaines dispositions peuvent ne pas s'appliquer à certains employeurs de moins de 50 salariés. Nous attendons que le département américain du Travail publie des règlements (attendus en avril 2020) pour des conseils supplémentaires pour les petits employeurs.

(4) En vertu de la Loi, des règles spéciales s'appliquent aux fournisseurs de soins de santé et aux intervenants d'urgence.

(5) Les congés de maladie payés prévus par la présente loi ne sont pas reportés d'une année à l'autre. Les employés n'ont pas droit au remboursement des congés non utilisés en cas de licenciement, démission, retraite ou autre cessation d'emploi.

Deanna Rader est un associé fondateur de Rader Mayrose, LLP. Mme Rader est une plaideuse expérimentée, représentant et défendant des employeurs devant les tribunaux d'État et fédéraux. Les clients de Mme Rader comprennent des clients publics, sans but lucratif et commerciaux. Les clients de Caritas sont encouragés à contacter Mme Rader directement à drader@radermayrose.com pour poser des questions sur la nouvelle loi sur la réponse aux coronavirus.

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