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8 conseils pour tenir des réunions syndicales pendant la pandémie

Ken Green
PDG et fondateur
UnionTrack

Les réunions syndicales sont importantes pour maintenir l'engagement des membres et la solidité de l'organisation. Mais en vertu des directives strictes de distanciation sociale imposées pour empêcher la propagation du COVID-19, il a été difficile pour les dirigeants syndicaux de rassembler leurs membres sous un même toit.

La solution pour de nombreux syndicats, comme la Fraternité unie des charpentiers et menuisiers d'Amérique, section locale 290, a été d'organiser des réunions virtuelles. Alors que le virtuel était essentiel pour permettre à tout le monde de rester connecté alors qu'il était presque impossible de se rassembler, ces réunions ne sont pas idéales pour établir des liens plus solides au sein du syndicat.

«Les réunions en direct sont sans aucun doute plus excitantes, et Zoom ne peut pas remplacer une fonction cruciale de tels rassemblements – la fraternité de réunions informelles au cours desquelles les membres du syndicat d'un État ou d'une nation apprennent à se connaître individuellement», écrit Don McIntosh, reporter principal de la Northwest Labour Press.

C’est pourquoi le retour aux réunions en personne est crucial pour les syndicats, en particulier à un moment où les dirigeants s’efforcent de protéger les travailleurs des employeurs et des législateurs qui ont tenté d’en profiter pendant la pandémie.

Ces huit conseils aideront à assurer la sécurité de tous tout en permettant aux dirigeants d’organiser des réunions productives et de renforcement du moral.

1. Consultez la réglementation locale

Des restrictions de taille de collecte sont en place dans tout le pays. La première chose à faire avant d'organiser tout type de rassemblement pendant la pandémie est de vérifier s'il existe des réglementations concernant le nombre de personnes que vous pouvez appeler.

Ces restrictions sont généralement fixées au niveau de l'État, avec quelques différences régionales et locales en fonction des taux d'infection. Ainsi, chaque syndicat qui souhaite organiser une réunion syndicale en personne doit faire ses propres recherches à chacun de ces niveaux.

Un bon point de départ serait une ressource comme le guide état par état de Northstar Meeting Group sur les restrictions liées au COVID et les limites de taille des réunions.

2. Dictez les mesures de sécurité et appliquez-les

Les règlements et le bon sens guideront également l'élaboration de mesures de sécurité pour protéger les membres qui assistent aux réunions. La distanciation sociale sera un élément important dans la sécurité des réunions, les responsables de réunion doivent donc s'assurer que l'espace de réunion est mis en place pour le permettre.

Le port de masques devrait être une norme générale pour tous les rassemblements, et la plupart des États l'exigent. Si possible, les organisateurs de la réunion peuvent fournir des masques pour ceux qui oublient d'en apporter un. Les dirigeants devraient également envisager de vérifier la température de chacun avant d'entrer dans le bâtiment, ainsi que de fournir un désinfectant pour les mains.

Les mesures de sécurité doivent être communiquées aux participants avant le début de la réunion. La section locale 28 de la Fraternité des ingénieurs de locomotive et des mécaniciens (BLET) est un bon exemple de court préavis qui met les membres en alerte pour les mandats de santé et de sécurité.

Plus important encore, ces mesures de sécurité doivent être appliquées.

menuisier masqué dans son atelier à l'aide d'un ordinateur portable; réunions syndicales pendant le concept de pandémie

3. Demandez aux participants de signer les remerciements COVID-19

Les dirigeants des réunions syndicales peuvent devoir aller plus loin que la simple communication des mesures de sécurité aux membres. Il peut également être nécessaire que les participants à la réunion signent les accusés de réception de sécurité COVID-19. C'est ce que fait la section locale 553 de la Fraternité internationale des ouvriers en électricité (FIOE) pour ses réunions pendant la pandémie.

Faire signer ces documents par les participants garantit que tout le monde connaît les règles et les risques pour la sécurité. Cela permet également de les tenir responsables de leurs actions afin de ne pas mettre les autres en danger pendant la réunion.

Bien que cela puisse sembler extrême pour les petites réunions syndicales, «de telles exonérations de responsabilité deviennent populaires dans de nombreux secteurs qui ne leur sont pas habitués», déclare Elizabeth Tippet, professeure agrégée à la faculté de droit de l'Université de l'Oregon.

4. Limitez le service de rafraîchissements

Organiser une réunion sans rafraîchissements peut sembler étrange, mais c'est une bonne politique à mettre en place pour garder tout le monde à distance et en sécurité. L'élimination de la nourriture et des boissons est l'une des politiques clés que la section locale 292 de la FIOE a appliquée lors de l'assemblée générale des membres d'octobre. En supprimant la table des rafraîchissements, les organisateurs de réunions éliminent un lieu de rassemblement commun où les germes peuvent facilement se propager.

Si les organisateurs insistent pour avoir de la nourriture et des boissons pour les membres pendant la réunion, une option consisterait à faire distribuer des collations individuelles aux couverts par des personnes portant des masques et des gants avant le début de la réunion, suggère Rick Friedman, directeur principal de l'immobilier mondial et de l'expérience en milieu de travail. chez Glassdoor. Cela devrait être fait avant l'arrivée des participants à la réunion. L'autre option serait de permettre aux participants d'apporter leurs propres rafraîchissements.

5. Organisez des réunions dans un espace plus grand

La salle syndicale est-elle suffisamment grande pour accueillir des réunions socialement éloignées? Sinon, les organisateurs de la réunion peuvent envisager de déplacer des emplacements dans un grand espace.

Si le temps le permet, les espaces extérieurs sont une bonne option pour un espace de réunion, car certaines recherches ont montré que l'extérieur est plus sûr que l'intérieur pour les rassemblements, note Erin Bromage, professeure agrégée de biologie à l'Université du Massachusetts-Dartmouth. La raison principale est qu'il est plus facile d'assurer une distance sociale sûre parce que les gens peuvent être plus facilement espacés.

Et c'est essentiel pour organiser une réunion à l'extérieur. Ce n'est pas parce que la réunion se déroule dans un espace plus ouvert que les protocoles de sécurité, comme le port de masques et le maintien de la distance sociale, peuvent être rejetés. Cela signifie simplement qu’il est plus facile d’appliquer ces règles lorsque vous hébergez un grand groupe.

Trois employés de bureau masqués dans une salle de conférence; réunions syndicales pendant le concept de pandémie

6. Autoriser la socialisation dans les consignes de sécurité

Les réunions syndicales jouent un rôle important dans l'établissement de relations entre les membres, ce qui signifie que la socialisation est un élément important de ces réunions. Mais la socialisation a été extrêmement limitée pendant la pandémie comme moyen de prévenir la propagation du virus.

Cela ne signifie pas que les organisateurs doivent complètement se débarrasser des rassemblements avant et après les réunions. Il devient encore plus important de s'assurer que les membres maintiennent leurs distances et portent des masques en tout temps.

Pour favoriser une bonne distanciation, les organisateurs de réunions peuvent mettre en place des espaces sociaux qui limitent le nombre de personnes pouvant se rassembler. Dans ces zones, des marqueurs ou des chaises doivent être placés de manière à maintenir les membres à au moins six pieds les uns des autres.

7. Nettoyez soigneusement avant et après les réunions

La propreté est essentielle pour organiser des réunions en toute sécurité. N'allez pas à l'extrême pour que les espaces de réunion soient suffisamment propres. Les produits et protocoles de nettoyage de base sont efficaces pour éliminer le virus.

«Ce virus est en fait très sensible à tous les agents de nettoyage et de désinfection courants, c'est donc une bonne nouvelle», déclare Karen Hoffman, instructeur clinique à la Division des maladies infectieuses de la faculté de médecine de l'Université de Caroline du Nord.

Pour garantir un niveau de propreté sécuritaire, toutes les zones à fort contact de l'espace de réunion doivent être nettoyées avec des produits de nettoyage appropriés avant et après une réunion. Cela inclut le dépoussiérage, note l'équipe de Robin, une société de gestion des lieux de travail. «Il est tentant de se concentrer uniquement sur les zones où les mains ou les gouttelettes respiratoires peuvent voyager, mais la poussière peut être un vecteur de maladies comme le COVID-19, le rhume et la grippe», écrit l’équipe de Robin.

8. Organisez des réunions hybrides

Bien que les conseils ci-dessus aident à créer un espace sûr pour une réunion syndicale, il se peut que certains membres ne se sentent toujours pas à l'aise d'assister en personne. Pour les accueillir, envisagez d'organiser une réunion hybride, qui comprendrait à la fois des participants en personne et virtuels.

La clé pour organiser une réunion hybride réussie, déclare Ross Snyder, président de White Tie Productions, est de faciliter la communication bidirectionnelle tout au long de la réunion. L'utilisation d'une plate-forme de visioconférence telle que Zoom permettrait la pleine participation des participants virtuels, tandis qu'un outil comme Facebook Live permettrait des commentaires via des questions et des réponses écrites dans la section des commentaires.

Les deux options permettraient aux membres de choisir d’assister physiquement à la réunion, donnant à chacun la possibilité de participer.

Lors de la planification de ces réunions, les organisateurs peuvent utiliser un outil comme UnionTrack ENGAGE pour interroger les membres afin de les tenir informés des détails de la réunion et de solliciter leur avis sur la manière dont ces réunions devraient avoir lieu.

Images par: Artem Maltsev, Vous X Ventures, Antenne

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